/ Case study 소형 스캐너로 큰 절약을 할 수 있게 된 정부 기관

오논다가 카운티는 문서를 모두 디지털화하여 서류 보관 비용을 제거했습니다. 

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오논다가 카운티 사회복지과는 뉴욕 주 시러큐스에 위치하고 있으며, 카운티 주민들이 자립할 수 있도록 의료, 법률, 복지 서비스를 주로 제공하고 있습니다. 사회복지과는 지난 5년 간 Kodak Alaris 스캐너 800대를 적극 활용하여 종이 기반 시스템을 디지털 워크플로우로 전환할 수 있었습니다.

대부분의 정부 기관들이 그러하듯 오논다가 카운티 사회복지과도 줄어드는 예산에 적응해 가고 있습니다. 서류를 보관하고 찾는 비용을 줄이는 것은 예산을 절약할 수 있는 좋은 방법이었습니다. 보조 복지 경영 시스템 코디네이터인 Edward A. Hughes는 “저희 역시 그 프로세스에 먼저 착수하기로 했습니다. 기존의 수동 프로세스는 고비용에 처리해야 할 문서들의 양도 만만치가 않았습니다. 그리고 문서를 보관소에서 찾는 데 시간과 노력이 너무 많이 들었습니다.”라고 말합니다. 사회복지과는 수십 년 전부터 내려오던 똑같은 시스템을 그대로 사용하고 있었습니다. 손으로 서류를 모아서 색인을 붙인 후 상자에 담아서 지역 창고에 보관하였습니다. 5명의 전담 직원이 보관소를 관리했고, 보관된 문서가 필요할 때는 누군가 창고로 가서 문서를 찾은 후 사무실로 다시 가져와야 했습니다. 사회복지과는 계속 쏟아지는 서류를 저렴한 비용으로 관리할 수 있는 방법을 강구해야 했습니다. Hughes는 “그래서 저희는 문서를 스캔하고 컴퓨터로 색인한 다음 파일로 저장하기 시작했습니다.”라고 말합니다. 그리고 시간과 비용을 절감할 수 있는 해결책을 찾았습니다.

Kodak ScanMate i1150 스캐너는 저희에게 안성맞춤입니다. 원하는 모든 기능이 포함되어 있고 가격 또한 딱 맞고요. 굉장히 만족스러운 제품입니다.

스캔 시작하기

디지털 워크플로우로의 전환은 250대의 Kodak ScanMate i1120 스캐너를 구입하면서부터 시작되었습니다. 여러 제품을 심사숙고한 끝에 사회복지과는 간단한 조작, 믿을 수 있는 성능, 저렴한 가격이 매력적인 i1120 스캐너로 결정하게 되었습니다. 더불어, 스캐너는 기존의 뉴욕 주 소프트웨어 플랫폼과도 손쉽게 통합되었습니다.

생산성을 최대로 높이기 위해 Hughes는 의도적으로 작업을 단순화시켰습니다. 그는 “저희는 모든 컴퓨터들을 똑같이 만들어 동일한 운영 체제, 브라우저, 소프트웨어를 사용합니다."라고 말합니다. "저희 직원들은 서류를 한가득 모아서 스캐너 슬롯에 넣기만 하면 됩니다. 문서 크기가 달라도 상관없습니다. 스캐너가 알아서 다 해주기 때문이지요.”

스캐너의 편리한 인터페이스도 교육을 손쉽게 진행하는 데 일조합니다. 신입 직원들은 보통 2시간 안에 색인 및 스캔 프로세스를 숙지할 수 있습니다.

ScanMate 스캐너는 처음부터 뛰어난 신뢰성을 보여주었습니다. “5~6년 동안 스캔 작업을 하면서 단 4번의 수리가 필요했을 뿐입니다.”라고 Hughes는 말합니다. “이는 장치가 그만큼 견고하다는 의미로 우리가 Kodak Scanmate를 믿을 수 있는 이유입니다. 저희는 사용 빈도가 매우 높은데도 말이지요.” 스캐너는 5~6년 정도 사용한 후 새로운 모델로 교체됩니다.

스캐너가 많을 수록 생산성도 향상

공용 스캔 작업장이 있는 기존의 워크플로우는 사회복지과 825명 전 직원이 사용할 수 있는 스캐너가 포함된 시스템으로 교체되었습니다. “ScanMate 라인은 데스크톱에 적합한 기능 등 저희가 원하는 모든 것을 할 수 있는 저가형 스캐너입니다. 그래서 저희는 직원들 모두가 각자의 스캐너를 가지고 있다면 더 효율적일 수 있을 거라고 생각했습니다.”라고 Hughes는 말합니다. “그리고 그것이 저희의 최종 목표입니다.”

사회복지과는 최근에 시스템을 Kodak Alaris의 Kodak ScanMate i1150 스캐너 100대로 업데이트했습니다. 한정된 예산에서 최고의 성과를 얻으려는 또 한 번의 현명한 선택이었습니다. “지금 정부의 최우선 순위는 최소의 예산으로 최대의 결과물을 창출해내는 것입니다. 과거와 같이 예산이 넉넉하지 않습니다.”라고 Hughes는 말합니다. “무엇을 구매하든 저렴해야 하고, 신뢰할 수 있으며 단순해야 합니다.”

Hughes는 i1150 스캐너의 트랜잭션 모드를 통해 생산성이 추가로 늘어나는 점도 만족해 합니다. 이 모드는 첫 10개 문서를 일반 속도에 비해 60% 빠른 속도로 스캔합니다.

현재 2차 개선 사업이 진행 중이며, 오논다가 카운티 사회복지과에서 채택한 이 디지털 솔루션은 처음에 약속한 대로 그 성능을 발휘하고 있습니다. “디지털 저장소는 그 속도가 훨씬 빠르고, 사용법이 쉬우며, 훨씬 저렴합니다.”라고 Hughes는 말합니다. “물론 신뢰성도 훨씬 높습니다.

창고에 불이 나면 문서는 사라집니다. 그러나 백업된 서버에 파일이 있다면 결코 파일을 잃어버리지 않습니다.”

문서 보관 창고 폐쇄

Hughes는 매일 쏟아지던 문서를 해결한 후 이제는 창고에 그대로 쌓여 있는 서류에 관심을 돌리고 있습니다. “보관하고 있던 문서를 모두 스캔하기 위해 이를 모두 꺼내는 중입니다.”라고 그는 말합니다. “궁극적으로는 창고를 폐쇄하고 서류 보관비를 더 이상 지불하지 않을 것입니다.” 이렇게 되면 Kodak Alaris가 주도한 디지털 워크플로우로의 성공적인 전환이 비로소 마침표를 찍게 될 것입니다.

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