随身携带数据

自动化移动办公的 3 个方法

您团队的优良表现将有助于您的企业不断发展。如您是成长中公司的一份子,快速的步调令人兴奋:新客户、新项目和光明的未来。消极面则是成长往往伴随着复杂度。

目前,我们所创造的信息量远超过往。事实上,单签的预测数据是到 2023 年,世界上的每个人将以每秒钟 1.7 MB 的速度创建新数据。许多企业已受到数据混沌时代所带来的负面影响。驾驭数据庞量的关键是简化系统,这样从噪音信息中提取关键信息会变得容易,进而帮助企业做出更好的业务决策。

在移动且地理位置分散的世界上,人们随处可以办公。除了随时随地需要将信息输入系统,在需要的时候,还要能够随时顺利访问信息。此时基于网络的采集解决方案便有了用武之地。方式如下:

从无纸化流程开始。

尽管数字化技术广受欢迎,但许多企业仍依赖书面业务。不仅如此,46% 的企业将消除纸质流程视为提高生产力的最大机会。您的业务流程依赖书面业务表示您面临非常多的人工作业。文档需经过许多人的手(不断碰触)才能顺利交付到适当的人员手中,存档作业也需经过人工处理。如果您在流程一开始即将文档转换为数字文档,特别是在需要与客户面对面办理手续的情况下,例如受理 [客户受理链接],即可将低价值、人工密集的作业实现自动化。如此,您的团队才能专注于更重要的工作。

许多公司在进行数字化转型之初,都会先扫描文档后进行存档。对于一些企业来说,这是必要的。但要释放数据的力量,就必须借助可自动提取关键信息并与您的业务流程连结的解决方案。业务数据在需要的时候随时可访问有助于您做出促进成长和提升市场竞争力的决策。

接下来,整合输入数据。

在完美的世界里,所有流程都没有异常情况。每一张发票都能以电子格式提交。所有新客户申请单均通过同一个网页表单提交。我们都知道事实并非如此。我们生活在一个多渠道的世界中,我们与客户通过许多方式彼此沟通,也会以不同的格式将文件传给我们。

这就是企业可能因为数据混沌快速迷失方向的原因。当文档以不同格式和不同渠道进入流程时,人们往往会倾向以传统流程的例外或孤立方式加以处理。事先整合不同来源的数据并使用单一的业务流程比较有效率 — 也对业务的灵活度更具影响力。

案例:通过基于网络的采集将时间还给移动工作人员。

负责整体目标和客户关系的人员时间往往都不够用。开会和交通往返大幅影响了他们的日程安排。他们不能再因为延迟进度的传统流程而浪费更多的时间。

减少非工作相关任务所占据移动工作人员心理空间的幅度越大,对整个组织越好。

基于网络的采集让移动工作人员能够随时随地拍下收据,并且通过文档管理系统进行处理。收据交给适当人员处理后,他们就可以将注意力放在其他真正重要的事情上。

最后,集中控制且启用远程位置。

实施基于网络的采集中的一个最吸引人的理由是缓解 IT 部门的工作量。基于网络的采集提供:

  • 可扩展性:基于网络的采集解决方案位于云上,因此不像本地解决方案需要专门的资源(或投资)。采用此模式后,缩放用户人数或其他许可因素变得更加容易。
  • 远程管理:IT 支持人员无需在本地安装软件或培训用户使用每个新的流程。使用基于网络的工具意味着驱动程序和应用程序都可集中部署,所需时间也比过去少许多。

结果?灵活性提高,获得结果的速度更快。

分散各地的团队和移动工作人员使用基于网络的采集方式的好处显而易见:改进客户体验和提高内部效率。学会使用基于网络的采集并不难。这类解决方案只需互联网连接即可进行设置和安全部署。

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