/ Case study Estudo de caso da RIS

Secretaria de serviços impulsiona produtividade e qualidade de imagem com scanners da Kodak Alaris

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Scanners sólidos, que funcionam de modo robusto, cuidam de soluções de gestão de informação

Quando Keith Haynie, coproprietário da Records Imaging Systems com seu irmão Kevin, diz que está "extasiado" com o desempenho de seus scanners da Kodak Alaris, suas palavras têm um toque de sinceridade e charme sulista. "Usávamos scanners de outro fabricante em nossa empresa e como parte das soluções vendidas, mas descobrimos que seu desempenho sofria uma queda após alguns anos", revela Haynie. Por "queda de desempenho", ele se refere a mais emperramentos de papel, maior necessidade de manutenção ou reparos e qualidade de imagem inferior. Obviamente, a produção caía enquanto tempo, energia e custos aumentavam.

Hoje, quando diz que está "extasiado" com seus scanners Kodak i4250 e i4850 Scanners, ele quer dizer que são confiáveis e operam em velocidades máximas dia após dia, exigem muito menos intervenção manual e possibilita que a operação de sua secretaria de serviços trabalhe mais com menos recursos.

A Records Imaging Solutions (RIS) abriu as portas em Little Rock, estado do Arkansas, em 1969 - uma empresa fundada pelo pai de Haynie. Ela começou como uma casa de microfilmes, atendendo a clientes como uma secretaria de serviços de cópias. Entre os clientes, estavam grandes hospitais e pequenas clínicas, agências governamentais estaduais e locais, transportadoras, instituições educacionais e muitas outras. Eventualmente, a RIS viu a necessidade de começar a oferecer serviços de digitalização, e acabou vendendo seu primeiro trabalho de captura antes mesmo de comprar qualquer scanner.

 

De microfilmes até digitalização, evoluindo para responder às necessidades do mercado

Como indivíduos bastante engenhosos, os Haynies compraram um scanner e logo desenvolveram um negócio significativo de digitalização para os mesmos (além de novos) clientes. Eles também começaram a oferecer aos clientes soluções completas de software de gestão de informações, integrando Software de sistema Digitech e Software OpenText. Muitas vezes, os scanners eram vendidos como parte do sistema.

Na minha opinião, você pode usar o scanner de qualquer outro fabricante em uma solução e não acredito que terá os mesmos resultados de qualidade alcançados com um scanner da Kodak Alaris. Keith Haynie, coproprietário da Records Imaging Systems

Tanto internamente quanto em unidades de clientes, a RIS teve problemas com ajustes ao usar scanners de dois fabricantes bem conhecidos. "Com ambas as marcas, tivemos scanners que não eram capazes de processar um grande número de documentos", lembra Haynie. "Muitas configurações de digitalização exigiam ajustes constantes, tínhamos que empregar muito tempo em pré-organização e preparo, e certos tamanhos e gramaturas de documentos causavam emperramentos e erros de alimentação." A RIS se orgulha em ser bastante exigente sobre qualidade de imagem: ela analisa cada imagem que sai de sua operação de secretaria de serviços. Uma certificação de qualidade aleatória não era para eles. Assim, esses problemas eram frustrantes e tomavam muito tempo.


Uma primeira experiência com scanners da Kodak Alaris se mostrou gratificante e facilitadora

Para acabar de vez com a insatisfação, os Haynies exploraram as opções de digitalização e aproveitaram uma avaliação grátis de um scanner Kodak i4850. Eles ficaram convencidos dentro de poucos dias. “Encomendamos um scanner i4250 antes mesmo do período de testes acabar", revela.

O que faz dos scanners da Kodak Alaris diferentes e melhores? Aqui está um resumo das observações e experiências reais de Haynie -

Múltiplos tamanhos de documentos e espessuras não são um problema

  • "Do mais fino até papelão."
  • A RIS ainda usa pastas de arquivos com escritos, usando uma opção de caminho de papel direto que seus scanners Kodak série i4000 oferecem
  • Documentos frágeis, antigos e delicados também são digitalizados da mesma maneira
  • Scanner de acessório plano A3 para documentos frágeis ou costurados

Qualidade de imagem melhor do que o original

  • "Recebemos papel de fax térmico antigo, no qual o fundo escurece ao longo do tempo e o texto desbota, e nossos scanners da Kodak Alaris melhoram o contraste incrivelmente."

Excelência em gotejamento de cores

  • Destaques em amarelo em páginas brancas com texto preto são mostrados perfeitamente, assim como caixas de texto em tons de cinza com fundo preto

Quase nenhuma configuração de imagem precisa de ajuste

  • Para 90% de tudo aquilo que é digitalizado internamente, um grupo de pré-conjuntos é ideal
Clareza de imagem e definição de caracteres excepcionais
  • Aumenta a precisão da leitura de códigos de barra e OCR
  • Menor necessidade de cadastro manual e correção de dados
  • Dinamiza a entrega de dados automatizada para o aplicativo

Tempo de preparo reduzido

  • Sendo significativamente mais rápida no preparo de cada caixa de documentos para digitalização, a RIS agora usa os modelos i4850 e i4250 para o trabalho de secretaria de serviços, levando três scanners Kodak i3400 para viagens em projetos remotos e externos.

Os scanners da Kodak Alaris melhoram ainda mais uma solução que já é ótima

"Percebemos que, ao longo do tempo, um cliente pode adorar nossa solução de gestão de informações, mas, se os scanners incluídos gerarem problemas, eles tendem a pensar menos em todo o sistema, e isso se reflete em nossa empresa", revela Haynie. "Preferimos simplesmente ter um scanner da Kodak Alaris em campo quando vendemos um sistema. Ele nos coloca em melhor posição e a qualidade é semelhante àquela que entregamos para serviços de clientes e na integração de software Digitech e OpenText em nossas soluções."

"Na minha opinião, você pode usar o scanner de qualquer outro fabricante em uma solução e não acredito que terá os mesmos resultados de qualidade alcançados com um scanner da Kodak Alaris", revela. "Eles economizam tempo, garantem as melhores imagens - mesmo com documentos difíceis - e continuam funcionando dia após dia, independentemente do volume."

Insights

3 insight(s)

Mortgage Provider Achieves Near Perfect Compliance Rates

Kodak Alaris IN2 Ecosystem

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Specialty mortgage service provider achieves near-perfect compliance rates, backed by high-volume production scanners from Kodak Alaris.

Better Manage Document Capture

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Advanced information capture solutions can help businesses automate and streamline workflows. Get tips for handling tough paper challenges.

Capture for Paper Intensive Businesses

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Capture Pro, which has earned various industry awards, enables organizations to increase efficiency, accuracy, cost effectiveness and overall productivity in their document scanning processes – and beyond.

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