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3 maneiras de automatizar o tráfego de dados

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O excelente trabalho feito por suas equipes ajudará a desenvolver sua empresa. Se você faz parte de uma empresa em crescimento, essa aceleração poderá ser um processo motivacional: novos clientes, novos projetos e um futuro mais brilhante. A desvantagem está na complexidade frequentemente gerada pelo crescimento.

Atualmente, criamos mais informações do que nunca. Na verdade, as estimativas atuais preveem que, até 2020, 1,7 MB de dados novos será criado por segundo para cada pessoa do mundo. Inúmeros processos empresariais foram afetados negativamente pela Era do Caos de Dados. A chave para o poder dos dados consiste em simplificar sistemas de modo que seja mais fácil extrair informações fundamentais e tomar melhores decisões sobre os negócios.

Em um universo móvel e geograficamente distribuído, o trabalho acontece em qualquer lugar. As informações precisam ser inseridas nos sistemas de qualquer lugar e acessadas conforme a necessidade, sem nenhum comprometimento. É então que as soluções de captura via web podem ajudar. Veja como:

Comece eliminando o papel do processo.

Apesar do amplo interesse em tecnologias digitais, muitos dos negócios ainda são feitos em papel. Mais do que isso: 46% das empresas veem a eliminação dos processos em papel como a maior oportunidade individual de melhorar a produtividade. Depender do papel em seus processos empresariais significa que você está enfrentando muita intervenção manual. As mãos folheiam (inúmeras vezes) os documentos para enviá-los às pessoas devidas; há uma grande importância em inserir as informações centrais em sistemas digitais e arquivá-las para fins de armazenamento. Quando você converte esses documentos para o formato digital no início de um processo, especialmente em cenários de clientes com grande interação, como a integração [LINK PARA A INTEGRAÇÃO DE CLIENTES], é possível automatizar atividades trabalhosas e de pouco valor. Isso libera sua equipe para que se dedique a trabalhos mais importantes.

Muitas empresas começam sua transformação digital pela digitalização de documentos e pelo arquivamento no armazenamento digital. Para as necessidades de algumas empresas, isso é suficiente. Mas para realmente desvendar o poder dos seus dados, procure soluções de captura que extraiam automaticamente informações críticas e que se conectem aos seus processos empresariais. Os dados empresariais ficam imediatamente disponíveis onde são necessários para apoiar na tomada de decisões, no crescimento do resultado financeiro e no aumento da sua competitividade no mercado.

Em seguida, consolidar as entradas.

Em um mundo perfeito, nenhum processo jamais teria exceções. Todas as faturas seriam enviadas eletronicamente. Todas as novas solicitações de clientes seriam enviadas por meio de um formulário da web em comum. Mas nós sabemos que esse não é o caso. Vivemos em um mundo de muitos canais, onde nossos funcionários e clientes se comunicam conosco de inúmeras formas e nos enviam documentos em diversos formatos.

É assim que uma empresa pode facilmente se perder em meio ao caos de dados. Quando os documentos entram em um processo em formatos diferentes e por meio de canais diferentes, é tentador considerá-los exceções a um processo existente ou isolá-los. O mais eficiente – e mais impactante para a agilidade da sua empresa – consiste em integrar antecipadamente os dados de várias fontes em um único processo empresarial.

Um exemplo: dê mais tempo para seus funcionários com a captura via web.

As pessoas com grandes responsabilidades em uma empresa e que possui constante relações com os clientes sempre possuem pouco tempo. Reuniões e viagens ocupam expressivamente suas agendas. E elas não podem se dar o luxo de perder tempo em processos legados que atrasam o progresso dos mesmos.

Quanto mais um funcionário móvel consegue reduzir o espaço mental dedicado a tarefas exaustivas, melhor para toda a organização.

A captura via web possibilita aos funcionários móveis tirar fotos de recibos em qualquer lugar e utilizar o sistema de gerenciamento de documentos para processá-las. Os recibos estão agora nas mãos certas, e os funcionários ficam livres para que se concentrem no que realmente importa.

Por fim, centralize o controle e habilite locais remotos.

Um dos motivos mais convincentes para implementar a captura via web consiste em suavizar a carga sobre o departamento de TI. A captura via web oferece:

  • Escalabilidade: As soluções de captura via web residem na nuvem e, portanto, não exigem o compromisso (nem o investimento) resultante de uma solução no local. O dimensionamento vertical do número de usuários e de outros fatores de licenciamento fica muito mais simples com esse modelo.
  • Administração remota: A equipe de suporte de TI não precisa instalar o software localmente nem treinar os usuários para cada novo processo. Usar uma ferramenta baseada na web significa que os drivers e aplicativos podem ser implantados centralmente em uma fração do tempo.

O resultado? Flexibilidade e agilidade para resultados mais rápidos.

Os benefícios da captura via web para equipes distribuídas e funcionários móveis são claros: melhor experiência para o clientes e eficiência interna. Começar a captura via web não é difícil. Soluções como esta podem ser configuradas e implantadas com segurança em qualquer lugar com conexão à Internet.

A captura via web se estabeleceu como um divisor de águas para o aumento do faturamento e a sobrevivência. Nós estudamos a mudança de paradigma da captura via web neste white paper.

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