/ Article 4 formas para acelerar a integração de clientes

Dicas rápidas para uma primeira impressão

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A integração de clientes é a primeira fase fundamental na experiência do mesmo nos processos de sua empresa  Afinal, as primeiras impressões causam impactos duradouros. Indícios sugerem que formamos as primeiras impressões em cerca de 1/10 de segundo e que elas permanecem conosco durante todo o relacionamento.

Em virtude disso, uma melhor integração de clientes e mais rápida se converte em crescimento: a maioria dos líderes empresariais concorda que é mais barato reter um cliente do que conquistar um novo. Além disso, 94% dos clientes que têm uma “experiência simplificada” tendem a comprar novamente da mesma empresa.

E não é só isso: depois que seus clientes são integrados e estão satisfeitos, eles retribuem com um faturamento anual que exige pouca intervenção.

Para que todos fiquem satisfeitos, você precisa tornar o processo o mais simples possível. E tudo começa pela redução da complexidade. Na Era do Caos de Dados, processos rotineiros, como a integração de clientes, frequentemente são prejudicados pelo grande volume de dados e documentos. Isso leva a uma integração que exige muitas etapas e ziguezagues entre os pontos de contato em papel e digitais. Obviamente, esse não é um bom começo para uma relação a longo prazo com o cliente.

Como simplificar a integração de clientes nos seus processos em 4 etapas rápidas

A boa notícia é que a melhoria da integração dos clientes nos seus processos não precisa ser uma tarefa pesada. Pequenas melhorias na integração de clientes podem causar um impacto considerável. Esses tipos de alterações são possíveis e essenciais. E escolhemos o termo “hacks” para descrever as dicas abaixo porque essas etapas incrementais oferecem compensações significativas sem exigir muito tempo ou inúmeros recursos.

Você pode fazer a diferença – hoje mesmo – simplificando a integração de clientes:

1. Padronize tudo o que puder. Faça conexões onde não puder padronizar.

A repetição é fundamental para aumentar a eficiência. Se a integração dos seus clientes parece sempre diferente, é importante estabelecer padrões de interação com novos clientes e incluir tudo, desde a sequências das comunicações por e-mail e telefone até a documentação exigida em diferentes fases.

É verdade que as necessidades de alguns clientes variam e exigem atenção especial. Um processo padrão oferece uma linha em direção à eficiência interna, mas não dá a todos os seus clientes a flexibilidade de que precisam em cenários reais. Nem todos os clientes podem ir até o escritório para fazer uma cópia do próprio documento de identificação, por exemplo. Mas nesse caso, quando você pode aceitar uma foto tirada com um smartphone, a experiência do cliente fica mais fácil e ele é integrado mais rapidamente aos seus processos. E o que é ainda melhor: as modernas soluções de captura via web podem se conectar aos seus sistemas administrativos, reduzindo os seus esforços manuais para inserir informações sobre os clientes.

2. Use o papel como um meio, e não como uma meta.

Normalmente, a integração de clientes aos seus processos depende muito dos papéis. No setor de finanças, temos como exemplos as solicitações de contas e cartões, os relatórios de crédito e os documentos para a concessão de financiamentos. Para empresas de advocacia, há formulários de admissão, depoimentos e formulários de autorização. Todo setor tem um volume enorme de documentos em papel que são gerados a cada novo negócio.

A integração de clientes com o uso de papéis possibilita processar as informações no ritmo dos negócios. Em vez de depender do papel – que só pode estar em um local por vez – como a forma de registro final, a integração moderna de clientes usa a captura via web para digitalizar, categorizar e distribuir rapidamente as informações dos clientes aos interessados.

Livrar-se dos papéis é uma das formas de melhorar a gestão da experiência dos clientes.-Doug Miles (AIIM)

Por exemplo, nos cenários de serviços financeiros, a época de preparação de impostos gera montanhas de papéis. Colocar toda essa papelada rapidamente em um software é essencial para o sucesso da contabilidade. Para obter mais informações, leia nosso estudo de caso sobre a Harry Sealfon, CPA. Nossa solução Info Input é uma opção líder do setor para reduzir a dependência dos papéis e aumentar a eficiência da integração de clientes aos seus processos.

3. Automatize a avaliação de necessidades sempre que possível.

Na primeira visita a um novo cliente, boa parte do seu tempo inicial pode ser gasto com perguntas de rotina ou na coleta de documentos que poderiam ter sido enviados anteriormente. Automatize sempre que possível. Crie uma pesquisa on-line com perguntas sobre a integração ou permita o envio dos formulários de inscrição necessários via web.

Você economiza muito tempo de trabalho e seus clientes conseguem concluir suas respectivas responsabilidades de modo mais conveniente.

4. Adiante-se com recursos de boas-vindas.

Receber seus clientes com tutoriais e documentos úteis não apenas indica consideração, mas também aumenta a velocidade da integração aos seus processos. Kits de boas-vindas e bibliotecas on-line de documentos atuam como um suporte ao cliente que é perfeito: os clientes encontram sob demanda as respostas para as suas próprias perguntas.

Se forem deixados passivamente no seu site ou produto, talvez os novos clientes precisem buscar essas informações conforme a necessidade. Muito semelhante aos sites, nos quais as primeiras impressões são formadas em 50 milésimos de segundo, os clientes terão reações rápidas ao seu produto.

Não deixe que seus clientes se desanimem e desistam depois de firmarem um compromisso com o seu produto ou sua empresa. Aborde-os proativamente com dicas e informações úteis para que eles se sintam confortáveis enquanto usam suas ofertas e saibam que o suporte está disponível a um clique de distância.

Enviar uma série de e-mails de boas-vindas é uma excelente maneira de fazer isso. Depois do registro do cliente, use ferramentas de automatização de marketing para enviar-lhe um conjunto de e-mails com dicas sobre como começar e aproveitar ao máximo o seu serviço ou produto.

Você também pode gerar novos níveis de interação com a entrega automatizada de correspondência física. Lob.com é um novo serviço que possibilita “enviar de modo programada correspondências físicas em escala”. O valor para sua organização se resume à significativa redução dos custos e ao aumento da velocidade.

Aprenda hoje mesmo a acelerar a integração de clientes aos seus processos.

No que se refere às experiências, os clientes precisam saber que sua empresa já utiliza esse método. Vocês são especialistas na oferta de experiências excelentes com seus produtos e serviços. Quando eles são recebidos com um plano claro, informados antecipadamente sobre as etapas e guiados tranquilamente por todo o processo, a primeira impressão positiva trará seus dividendos.

Em relação à eficiência, trata-se de um simples conceito com implicações tangíveis: ter um plano é sempre uma boa medida inicial rumo à melhoria contínua.

Qual é o seu plano para lidar com o Caos de Dados na integração de clientes aos seus processos?

Para saber mais sobre a Era do Caos de Dados – e a oportunidade de crescimento que ela apresenta – confira o infográfico.

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