Cinco motivos que explicam por que agora e hora de uma renovação na captura de documentos

Binary Code and Laptops

Hoje, 87% dos aplicativos comerciais são baseados na Web, embora somente 2% das empresas usem tecnologia na Web para digitalização de documentos1, o que nos leva a perguntar “por quê?”

“Por sua própria natureza, aplicativos baseados na Web são rápidos e econômicos de se implementar, além de fáceis de gerenciar em comparação com a instalação de software nos PCs desktop dos usuários. Estamos empolgados em trazer essas mesmas eficiências à captura e, mais importante, em acrescentar a capacidade de incorporar a captura a aplicativos comerciais com a Solução KODAK Info Input”, afirmou Tony Barbeau, gerente geral e vice-presidente de Produtos e Serviços, Gerenciamento de Informações, Kodak Alaris.

Renovação na captura de documentos

A Solução KODAK Info Input é um aplicativo de captura de documentos baseado na Web que proporciona uma maneira econômica de transformar, simplificar e renovar processos e serviços de captura de documentos. O Info Input foi especificamente criado para captura. É seguro, escalável, interoperável e simples de usar, além de proporcionar às organizações uma maneira prática de aproveitar os investimentos existentes.

Além das vantagens que os usuários esperariam de uma solução de captura baseada na Web, a nova versão da Solução Info Input – versão três, anunciada hoje pela Kodak Alaris – oferece:

  1. Desempenho extraordinário: o Info Input foi projetado para proporcionar desempenho semelhante ao de um thick-client, acompanhando o ritmo de scanners que operam entre dez e 210 páginas por minuto (ppm).
  2. Arquitetura aberta: sua arquitetura aberta permite fácil integração com sistemas herdados, o que facilita a migração ao longo do tempo e evita os riscos de uma substituição radical na implantação.
  3. Demanda reduzida para a equipe de TI: sua arquitetura baseada na Web economiza o tempo do pessoal de TI por dispensar a necessidade de implantar, prestar suporte e atualizar softwares em desktops. Todas as funções administrativas e de manutenção são executadas em um servidor central e distribuídas para os clientes.
  4. Facilidade de uso: a interface de usuário intuitiva minimiza o tempo de inicialização e os custos com treinamento. Com o Info Input, a função de digitalização pode, opcionalmente, residir em um aplicativo comercial, de modo que os usuários nunca precisem sair do aplicativo para digitalizar. Incorporar a captura diretamente ao processo comercial reduz a probabilidade de erros e faz com que as informações fiquem mais prontamente disponíveis. Por exemplo, com o Info Input integrado a um aplicativo de elaboração de relatórios de despesas baseado na Web, o usuário pode digitalizar recibos diretamente para o aplicativo, sem precisar navegar até uma pasta, localizar o arquivo e importá-lo para o sistema.
  5. Transações seguras: o Info Input é baseado em Java™, conhecido por ser altamente seguro e aproveitar serviços da Web para todas as comunicações que usam a criptografia SSL (Secure Sockets Layer) padrão.

“Com as recentes mudanças no cenário de fornecedores, agora é hora de empresas e fornecedores de soluções repensarem as estratégias de captura e considerarem novas opções de software de captura”, disse Barbeau. “Entendemos que o mercado está em busca de uma solução agnóstica em termos de fornecedor e mutuamente benéfica – que funcione facilmente para uma variedade de setores e plataformas.”

O que há de novo na versão mais recente do Info Input?

  • Download assíncrono em lotes: para aumentar a produtividade do operador e reduzir atrasos no tempo de processamento, o funcionário pode começar a indexar os documentos digitalizados enquanto um lote ainda está sendo baixado, o que elimina tempos de espera.
  • Suporte para idiomas adicionais: além do inglês, agora também há suporte para chinês simplificado, francês, alemão, espanhol e árabe.
  • Suporte dinâmico a Reconhecimento óptico de caracteres (OCR): permite aos operadores alterar o idioma rapidamente usando um simples menu suspenso ao usarem o OCR para indexar documentos. Ideal para clientes como Fornecedores externos de serviços de gerenciamento do processo de negócios (BPOs) que operam em regiões em que diversos idiomas são usados.

Pioneiros no uso da captura baseada na Web testemunham grandes vantagens

As soluções de captura baseada na Web estão começando a ganhar terreno em uma variedade de setores e mercados verticais:

  • Uma conhecida organização financeira global precisava aprimorar seu processo de abertura de novas contas para adquirir mais novos clientes. Isso envolvia formulários de abertura de conta, documentação de suporte e muita papelada. Permitindo que a equipe de gestão de contas digitalize e indexe documentos no próprio site com o Info Input, o cliente obteve as seguintes vantagens:
    • Eliminação de atrasos na ambientação de novos clientes
    • Redução de custos de remessa. Os clientes não precisam mais enviar documentos para um local centralizado para digitalização
    • Garantia de que todos os documentos necessários sejam capturados e armazenados eletronicamente, com menor probabilidade de erros
    • Estabelecimento de um método para captura de informações para trilha de auditoria desde o início do processo, no ponto de origem

    A Solução Info Input permitiu a esse cliente criar, implantar e gerenciar de forma centralizada um aplicativo de abertura de contas na metade do tempo. A solução segura e com boa relação custo-benefício atendeu a todas às suas necessidades de captura de documentos, ao mesmo tempo que ajudou a aumentar o nível de satisfação dos clientes e a cumprir as metas de aquisição de clientes.

  • Uma secretaria estadual de transporte estava em busca de uma maneira mais eficiente de diversos aplicativos associarem informações baseadas em documentos a registros públicos e contas. O sistema atual estava sujeito a erros devido a um processo em várias etapas, o que resultava em uma experiência insatisfatória para o cliente. Para solucionar o problema, o cliente de captura do Info Input foi incorporado a portais da Web usados pelo público para orientar os usuários ao longo do processo. Isso reduziu o número de erros e proporcionou respostas mais rápidas às suas solicitações. Usando o Info Input, a secretaria de transporte reduziu o tempo de implementação em 70% e pôde escalar a solução rapidamente para todos os departamentos e aplicativos.

  • Para Fornecedores externos de serviços de gerenciamento do processo de negócios (BPOs), os contratos de nível de serviço e os perfis geográficos passam por constantes mudanças. Um cliente da Kodak Alaris precisava implementar uma solução de captura a localidades distribuídas por todo o país. O BPO precisava de uma plataforma para prestar suporte a uma grande variedade de clientes. O Info Input proporcionou um meio de usar um sistema em comum para fornecer uma solução de digitalização para todos os tipos de documentos e dispositivos de digitalização, tanto para operações distribuídas quanto centralizadas. Também facilitou o acesso ao site e a captura de documentos, visto que tudo que precisavam era o acesso a um navegador. O BPO nunca precisou enviar ou instalar nenhum hardware ou software especializado. O uso do Info Input ajudou a aumentar o nível de satisfação dos clientes, a rentabilidade e a capacidade de escalar soluções.

O Info Input integra-se com a Plataforma KODAK Info Insight, um conjunto completo de soluções que permite a uma grande variedade de empresas automatizar processos e lidar com a captura, análise, compreensão e aprimoramento de importantes informações. A plataforma vale-se de inteligência artificial para proporcionar entendimento e gerenciamento de informações recebidas e comunicações de clientes, independentemente de seu formato e estrutura.

Para obter mais informações sobre a Solução KODAK Info Input, visite o site kodakalaris.com/go/infoinputnews.

Sobre a Divisão de Gerenciamento de Informações da Kodak Alaris

A Kodak Alaris é uma nova empresa, impulsionada pela simples crença de que “podemos sempre encontrar uma maneira melhor”. Nossa divisão de Gerenciamento de Informações ajuda organizações a capturar conteúdo de fontes digitais e em papel, extrair discernimento e fornecer a informação correta ao local correto e de forma oportuna para obtenção de melhores resultados. Nosso portfólio inclui scanners de documentos, uma equipe global de serviço e suporte, bem como softwares e soluções que capturam e gerenciam informações de forma inteligente. Para pequenos escritórios e organizações de grande porte, fornecemos novas maneiras de automatizar processos, melhorar as interações com os clientes e tomar decisões de negócios mais inteligentes.

Para saber mais, visite kodakalaris.com/go/imnews. Siga-nos no Twitter em twitter.com/kodakdi e twitter.com/KodakDI_EAMER e visite nossos blogs em infooverdrive.com e informationdynamix.com.

A marca e a apresentação comercial Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.

[1] Fonte: Kollabria Research

2015

Contatos para a imprensa

Jonathan Ghent
Diretor de Relações Públicas
Divisão de Gerenciamento de Informações, Kodak Alaris
(585) 722-4671
jonathan.ghent@kodakalaris.com

Alison Cizowski
Gerente de Conta Sênior
Text100 para Kodak Alaris
(617) 399-4914
alison.cizowski@text100.com

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