A Crimson aprimora os serviços para oferecer soluções BPO, usando scanners e software da Kodak Alaris

Binary Code and Laptops

Para aumentar seu trabalho tradicional de volta para os serviços de digitalização para oferecer aos clientes soluções BPO2 baseadas em SLA1, a Crimson, uma organização de gerenciamento de documentos sediada no nordeste de Inglaterra, investiu nos mais recentes scanners e software da Kodak Alaris para racionalizar e atualizar seu estado de equipamento total.

Com base neste projeto de atualização, a Crimson oferecerá agora aos clientes serviços de digitalização transacionais, onde o tempo de resposta e a precisão são críticos. Isso inclui processamento de faturas, criação de aplicativos de planejamento e a digitalização de documentação de prova de entrega.

A Crimson adquiriu o scanner de produção topo de gama da Kodak Alaris – o i5800 – e ainda o acessório de empilhador duplo, junto com o software de geração de imagens Capture Pro Network Edition para seu centro de digitalização principal em Leigh, Lancashire. Ela também comprou dois scanners Kodak i3400 e acessórios de mesa de tamanho A3 para usar em projetos de digitalização no local. Além disso, a Crimson atualizou seus servidores de produção e DR3 e instalou uma rede Ethernet de 10 gigabits para aprimorar a transferência de dados entre o i5800 e seus servidores associados. O investimento total de TI para suportar esta transação de negócios totaliza £120,000.

Alastair Galbraith, diretor executivo da Crimson, disse: "O investimento no topo de gama Kodak i5800 está permitindo não somente que nós capturemos imagens a 300 dpi sem nenhum abrandamento do sistema - essencial para o trabalho SLA que estamos propondo para o qual a qualidade conta - mas estamos alterando o modo de organizar e funcionar com nosso escritório a partir de uma perspectiva pessoal para aprimorar a eficiência e a capacidade de serviço."

A velocidade do scanner era um fator negativo na empresa. Isso foi resolvido usando o Kodak i5800. Galbraith explica: "A transformação foi tão fantástica que estendemos nossos horários de abertura e implementamos um sistema de turnos que significa 10.000 digitalizações extra por dia – isso é uma melhoria de 20% nos tipos de documentos mistos comparativamente aquilo que fazíamos antes."

Originalmente fundada em 1977 como uma companhia de microfilme, a Crimson foi criada pela fusão de duas empresas4 em 2009 para tornar-se em uma firma de digitalização que oferece uma gama de serviços de captura: papel, microfilme e herança (digitalização de livros). Com vendas anuais atuais de cerca de £1,5 milhões, a Crimson emprega 40 pessoas em Inglaterra e Escócia e processa cerca de 2 milhões de folhas por mês para uma gama de clientes do setor público e privado, incluindo o fornecedor de serviços de alimentação por atacado, a Bidvest 3663, e uma dúzia de autoridades locais.

Com todos os recursos de geração de imagens ativados, o scanner Kodak i5800 é capaz de processar até 210 folhas por minuto – o mais rápido oferecido pela Kodak Alaris - sem nenhuma limitação de volume diário. Ele é fornecido com pedestal de altura ajustável para torná-lo cômodo para qualquer operador e possui recursos de geração de imagens para garantir a qualidade da digitalização, aprimorar a produtividade e evitar problemas de alimentação que faria reduzir o desempenho da operação do escritório.

A Crimson comparou os scanners e o software da Kodak com soluções de outros dois fornecedores, mas acabou por escolher a Kodak Alaris porque tem usado esses produtos nos últimos 15 anos e sentiu que o caminho de migração para o pessoal era muito mais fácil.

O i5800 consolida o equipamento em uso e o modo como o pessoal do escritório trabalha

Historicamente, a Crimson tem cerca de 10 scanners Kodak de idades e classes de desempenho diferentes, em que alguns estão-se aproximando do fim de vida. Isso criou insuficiências operacionais porque foi usada uma gama de software e configurações de geração de imagens por PC, e também porque cada tipo de scanner trabalhava de forma ligeiramente diferente. Isso significava que o treinamento do pessoal era um problema se os operadores tivessem de mudar de uma máquina para outra, dependendo das demandas da carga de trabalho do cliente.

Galbraith disse: "Se alguém estava doente ou em férias, era difícil manter todos os 10 trabalhando. O Kodak i5800 permitiu-nos consolidar nosso equipamento e forneceu-nos a resiliência que precisamos também como um fornecedor de serviços. Agora estão somente em uso três scanners com o mais antigo - um Kodak i4600 – comprado a alguns anos atrás."

Como resultado, os recursos de pessoal mudaram. Anteriormente, o desafio era sempre encontrar operadores experientes para controlar as máquinas. Contudo, como o i5800 suporta uma carga de trabalho grande, a Crimson não está mais dependente deles – o esforço é feito no pessoal de preparação para alimentar a máquina e, depois, na garantia de qualidade. Isso reduziu os riscos para a companhia do ponto de vista comercial.

Usando o Kodak Capture Pro Network Edition também padronizou o software de captura dentro da empresa. Sem despesas de clique e um processo de licença simples permitindo o equilíbrio da carga entre scanners ou locais, dependendo das demandas da carga de trabalho, o Capture Pro Network Edition possui recursos úteis como indexação ampla e importação automática para acelerar o processamento de documentos. Com o investimento no novo acesso de rede, o pessoal nos escritórios da Crimson também pode efetuar logon para acessarem trabalhos em lotes e de processo para os clientes, conforme for necessário.

O acessório de empilhamento duplo faz a Crimson poupar dinheiro, permitindo a reutilização simples das folhas de correção

A aquisição do acessório de empilhamento duplo também é uma vantagem importante. Ele permite que a Crimson classifique e reutilize as folhas do separador do código de correção, que faz economizar dinheiro e é amigo do ambiente. A companhia costumava comprar 25.000 todos os meses e, por isso, estima um ROI no acessório empilhador no prazo de 12 meses. Galbraith acrescenta, "A auditoria é aprimorada. Se você não retirar as folhas, o trabalho em papel não caberá nas caixas dos clientes, o que significa que os extras são retornados o que faz aumentar as perguntas sobre o motivo da falta de correspondência."

Neil Murphy, diretor de vendas do RU da Kodak Alaris, disse: "A instalação dos scanners e do software da Kodak Alaris dá à Crimson a confiança habitual que os negócios e os projetos de digitalização são entregues em tempo hábil, sempre. A precisão da imagem é extremamente importante e os tempos de resposta foram acelerados, o que permite que a equipe de gerenciamento da Crimson se focalize na imagem maior no dia-a-dia – nomeadamente no desenvolvimento de negócios e na otimização dos processos ainda mais para fazer crescer a organização."

Acerca da divisão Document Imaging da Kodak Alaris

A Document Imaging Solutions da Kodak Alaris permite que os clientes capturem e consolidem dados a partir de fontes digitais e papel, entendam e extraiam indicações valiosas dos conteúdos e que forneçam as informações certas para as pessoas certas no tempo certo. As nossas ofertas incluem digitalizadores premiados, software de captura e gerenciamento de informações, uma gama de serviços profissionais em expansão e serviços e suporte líderes na indústria. Com clientes desde pequenas empresas ate operações globais, a Kodak Alaris fornece sistemas e soluções de nível superior para automatizar os processos de negócios, aprimorar as interações dos clientes e permitir melhores decisões de negócios.

Para obter mais informações, visite kodakalaris.com/go/dinews. Siga-nos no twitter.com/kodakdi e visite nosso blogue em infooverdrive.com.

A marca e a apresentação comercial Kodak são usadas sob licença da Eastman Kodak Company.

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Contato para mídia

Tom Herbst
Kodak Alaris EAMER PR lead
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2014