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장소에 구애 받지 않고 업무를 자동화 할 수 있는 3가지 방법

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여러분의 팀이 공들여 하는 업무들은 비즈니스를 앞으로 나아가게 하는 필수요소입니다. 한창 성장 중인 기업의 일원이라면 업무의 가속화가 반가울 밖에 없습니다. 새로운 고객과 신규 프로젝트, 그리고 밝은 미래까지. 성장과 동시에 업무의 복잡성은 높아집니다.

오늘날 우리는 정보의 홍수 속에서 살아남아야 합니다. 실제로 현재의 추정치로는 2020년까지, 전세계 인구 1인당 1초에 1.7MB 새로운 데이터가 생성된다고 합니다. 데이터 혼돈의 시대 속에서 비즈니스의 프로세스가 다양해 질수록 부정적인 영향 또한 커지고 있습니다. 데이터의 역량을 활용할 있는 중요한 열쇠는 시스템을 간소화하여 방대한 양의 데이터 안에서 주요 정보만을 손쉽게 추출하고 나은 비즈니스 의사 결정을 내릴 있도록 하는 것입니다.

국경, 지역의 구애를 받지 않는 모바일 세계에서 업무의 물리적 경계 또한 사라지고 있습니다. 이동하는 중에도 시스템에 정보를 입력해야 하고 어디서든 정보에 액세스해야 합니다. 기반의 캡처 솔루션이 필요한 이유가 그것입니다. 그리고 방법에 대해 알아보겠습니다.

프로세스에서 종이 문서를 없애는 것이 첫 걸음입니다.

디지털 기술이 이미 보편화되어 있음에도 불구하고 많은 비즈니스는 아직도 종이 문서에 의존합니다. 46% 비즈니스 문서 프로세스를 제거하는 것이 생산성을 높일 있는 기회라는 것을 이해하고 있습니다. 비즈니스 프로세스의 종이 문서 의존도가 높다는 것은 그만큼 수동 작업량이 많다는 것을 의미합니다. 직원들의 손길을 (여러 ) 거쳐 담당자에게 이를 전달하고 정보를 디지털 시스템에 입력한 보관을 위해 문서들을 파일링합니다. 하지만 문서들을 처음부터 디지털 문서로 변환한다면 저가치의 노동 집약적 업무를 자동화할 있게 됩니다. 특히나, 신규 고객 가입[LINK TO CUSTOMER ONBOARDING] 같은 고객을 응대해야 하는 시나리오라면 더욱 그렇습니다. 결과적으로 직원들은 중요한 업무에 집중할 있게 됩니다.

많은 기업들이 문서를 스캔하고 디지털로 보관하는 것부터 디지털 전환을 시작합니다. 일부 비즈니스의 특성상, 이러한 작업이 필요한 경우도 있습니다. 그러나 데이터를 더욱 효과적으로 활용하려면 주요 정보를 자동으로 추출하고 비즈니스 프로세스로 융합할 있는 캡처 솔루션에 관심을 가질 필요가 있습니다. 필요한 즉시 비즈니스 데이터를 사용할 있어 기본적인 업무를 위한 비즈니스 의사 결정이 쉬워지며 시장 경쟁력을 높일 있습니다.

다음 단계는 입력한 데이터를 통합하는 과정입니다.

이론적으로는 어떠한 프로세스에도 예외는 없어야 합니다. 모든 송장은 전자 형식으로 제출해야 합니다. 모든 신규 고객 가입은 하나의 양식으로만 전송됩니다. 하지만 실질적으로는 모든 케이스가 그렇지는 않습니다. 우리 모두는 현재 타인과 고객이 각기 다른 방식으로 소통하고 다양한 형식의 문서를 받아 보게 되는 다중 채널 세상에 살고 있습니다.

데이터 혼돈의 시대가 초래한 이유입니다. 프로세스 내의 여러 문서가 다른 형식으로, 다양한 채널을 통해 입력되면 표준 프로세스에서 예외로 처리를 하거나 개별적인 프로세스로 진행하게 됩니다. 다양한 소스의 데이터를 하나의 비즈니스 프로세스로 통합하는 방식이 훨씬 효율적이고 비즈니스 민첩성에 영향을 최소화할 있습니다.

사례: 웹 기반 캡처 솔루션으로 모바일 작업 시간을 최소화

총괄적인 목표를 달성하는 동시에 고객과의 관계를 유지해야 하는 작업자에게 시간은 항상 부족하기만 합니다. 회의나 출장은 일정에서 비중을 차지해 버립니다. 진행을 지연시키는 프로세스를 따르느라 시간을 낭비할 수도 없습니다.

오버헤드 작업에 집중해야 하는 시간을 줄여줄수록 기업 전체에 도움이 됩니다.

기반 캡처 솔루션은 모바일 작업자가 이동 중에도 영수증의 사진을 촬영하고 이를 처리하는 과정은 문서 관리 시스템에 맡길 있습니다. 영수증은 이미 담당자에게 넘어간 것이며 작업자는 정말 중요한 업무에 집중하면 됩니다.

마지막으로, 중앙 집중식 제어와 원격 위치를 활성화합니다.

기반 캡처 솔루션을 구현하는 가장 이유는 IT 부서의 업무 부하를 줄이기 위해서입니다. 기반 캡처 솔루션은 다음과 같은 이점을 제공합니다.

  • 확장성: 기반 캡처 솔루션은 클라우드 내에 존재하기 때문에 현장 솔루션과 같은 책임 또는 투자를 필요로 하지 않습니다. 사용자의 기타 라이센스 요소를 줄이거나 늘리는 것이 훨씬 간단합니다.
  • 원격 관리: IT 지원팀이 로컬에서 소프트웨어를 설치할 필요가 없고 신규 프로세스에 대한 교육을 실행할 필요도 없습니다. 기반의 툴을 사용한다는 것은 드라이버 응용 프로그램을 중앙 집중 제어식으로 즉시 배포가 가능하다는 것을 의미합니다. 

그 결과, 유연성와 더 빠른 결과를 낼 수 있습니다.

지역적으로 분산됨 팀과 모바일 작업자를 위해 기반의 캡처 솔루션을 사용하는 이유는 극명합니다. 고객 경험과 내부 효율성이 개선됩니다. 기반 캡처 솔루션을 시작하는 것은 결코 어렵지 않습니다. 이러한 솔루션은 인터넷만 연결되면 설치와 보안성이 뛰어난 배포가 가능합니다.

기반의 캡처 솔루션은 매출 증가와 생존을 위한 획기적인 전환점이 됩니다. 백서에서 기반 캡처의 패러다임 전환에 관한 내용을 확인하실 있습니다.

성장을 위한 지름길이 눈앞에 있는데 미래의 기술에 투자하지 않을 오늘의 리더가 있을까요? 디지털 전환으로 성장을 도모하는 방법 대해 알아 보십시오.

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