/ Case study 小型スキャナーで大きな節約を実現

ニューヨーク州オノンダガ郡が書類をデジタル化して、紙の保管経費を削減。 

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米国ニューヨーク州シラキュースにあるオノンダガ郡社会福祉部では、より高いレベルでの住民の自立を支援するため、医療、法律、福祉サービスを提供しています。 過去5年の間に、コダックアラリスの約800台のスキャナーを導入し、紙ベースのシステムからデジタルワークフローへの切り替えを図りました。

他の政府機関と同様、オノンダガ郡社会福祉部も予算縮小という現実に対処することを迫られています。 書類の保管と検索の経費削減は、省コスト化を図るチャンスでした。 「ここからすべてが始まりました。」と、福祉管理システムコーディネーター補佐のEdward A. Hughes氏は語ります。 「これまでの手動によるプロセスは、非常にコストがかかる方法でした。 あまりにも膨大な量の書類があり、 保管庫から検索するのに大変な時間と労力がかかっていました。」 同部署がそれまで使っていたのは、数十年前に導入したシステムでした。 人の手を使って紙の書類を整理し、インデックスを付け、箱に収納した後、近くの倉庫に運んで保管するという流れでした。 常勤の従業員が5人体制で保管庫の管理を行い、 すでに保管した書類が必要な案件が発生した場合は、担当者が倉庫まで行って必要な書類を探し、事務所まで持って帰ってくるという無駄の多いプロセスでした。 コストをかけずに、増え続ける書類を管理する方法はないかと考えたのが導入のきっかけです。 「そこで、書類をスキャンして、デジタルでインデックスを付け、ファイリングする方法にたどり着いたのです。」と、Hughes氏は説明します。 遂にコストを大幅に削減する方法を見つけたのです。

「Kodak ScanMate i1150スキャナーは、非の付けようがありません。 私たちの求める機能をすべて備え、価格も手ごろです。 これ以上ないぐらい、満足しています。

スキャンを開始する

Kodak ScanMate i1120スキャナーを250台購入するところからデジタルワークフローへの切り替えが始まりました。 さまざまな製品を比べた結果、同部署ではシンプルな操作、信頼性の高い性能、手頃な価格と三拍子そろったi1120スキャナーに魅力を感じました。 また、ニューヨーク州の既存のソフトウェアプラットフォームに簡単に統合できるのも大きな利点でした。

生産性を最大化するために、Hughes氏は意図的に物事をシンプルに保っています。 「部署内のコンピューターはすべて同じ種類で揃えています。 OSもブラウザもソフトウェアも統一しているんです。 従業員の作業は書類を集め、スロットに差し込むだけです。サイズの違う書類でも問題ありません。 後はスキャナーがしてくれます。」

ユーザーフレンドリーなインターフェースなので、スキャナーのトレーニングも簡単です。 新しく入社した従業員でも、2時間もあればインデックス付けやスキャンのプロセスを完全にマスターします。

導入当初から、ScanMateスキャナーの信頼性は圧倒的でした。 「導入して5~6年になりますが、修理を呼んだのは4回しかありません」と、Hughes氏は振り返ります。 「ここまで見る限り、本当に頼もしいシステムです。 部署内で大活躍しています。」 スキャナーは5~6年稼働した後、新しい機種に交換されています。

スキャナーが増えれば、生産性も上がる

当初のワークフローは共有スキャニングステーションを使用していましたが、現在では、部署内の従業員825名ほぼ全員が各自でスキャナーを持つシステムへの切り替えが進んでいます。 「ScanMateシリーズには、デスクトップに置けるなど、私たちの条件をすべて満たす低価格のスキャナーがありました。 そこで、全員にスキャナーを持たせた方が効率的なのではないかと考えたのです。 これが私たちの進みたい方向です。」

同部署では、コダックアラリスからKodak ScanMate i1150スキャナーを100台購入し、システムをアップデートしたばかりです。 この場合も、限られた予算を最大限に有効活用する方法を追求し、ベストな選択になりました。 「限られた予算の中で最大の結果を出すことを政府は優先しています。 以前のように予算が豊富にないのが現状です」と、Hughes氏は説明します。 「備品を購入する場合は、できるだけ低価格で、しかも信頼性があってシンプルであることが絶対条件です。」

Hughes氏は、生産性をさらに向上するi1150スキャナーのトランザクションモードが気に入ってると言います。最初の10ページのスキャン速度を通常の60%も上げることができる機能です。

現在、第2弾の微調整中ですが、オノンダガ郡社会福祉部に導入されたデジタルソリューションは当初の約束を確実に果たしていると言えるでしょう。 「電子ストレージは、早く、簡単で、しかも低コストで済むのがメリットです。」と、Hughes氏は語ります。 「また信頼性も非常に高いです。

倉庫が火事になったら、書類はすべて灰になってしまいます。 しかし、サーバーなら、火事になっても、データはバックアップされているので、書類を失うことはありません。」

書類用倉庫を閉鎖

毎日発生する洪水のような書類を克服した後、今度は、Hughes氏は倉庫にまだ眠っている書類の在庫に目を向けました。 「保管している書類を持ち出し、すべてスキャンすることにしました。 最終的に倉庫が必要なくなったので、書類を保管する費用をすべてカットすることができたんです。」 この時、コダックアラリスが実現したデジタルワークフローへの移行は、実を結ぶでしょう。

洞察

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