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外出先での作業を自動化する3つの方法

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チームが行う優れた作業によって、業務が促進されます。成長企業にあっては、このスピードは目を見張るものでしょう。新規顧客、新規プロジェクト、そして明るい未来が見込まれます。問題点としては、多くの場合、成長によって複雑さが増すことが挙げられます。

現在、かつてない量の情報が作成されています。実際、2020年までには、世界中の一人ひとりが毎秒1.7 MBの新しいデータを作成すると現在予測されています。さまざまなビジネスプロセスは、データ混乱の時代によってマイナスの影響を受けています。データのパワーを利用するためのカギは、システムを簡素化することです。これにより、重要な情報を雑音から切り離して容易に抽出し、より優れたビジネス上の意思決定につなげることができます。

モバイルを活用し、地理的に分散した職場では、あらゆる場所で作業が行われます。外出先でも情報をシステムに入力して、妥協することなく必要時に情報にアクセスできることが必要です。これには、Webベースのキャプチャソリューションが役に立ちます。その仕組みは次のとおりです。

まず、紙ベースの作業をプロセスから排除します。

デジタル テクノロジーへの関心が広まっているにもかかわらず、多くの企業では依然として紙ベースの作業が行われています。さらに、46%の企業では、紙ベースのプロセスを排除することが、生産性を向上する唯一にして最大のチャンスであると考えられています。ビジネスプロセスで紙ベースの作業に頼っていると、手動による介入も多くなります。ドキュメントを適切な人物に渡して、重要な情報をデジタル システムに入力し、アーカイブの目的で整理するという過程に、複数のスタッフが(繰り返し)介入します。このプロセスの開始時にドキュメントをキャプチャして、デジタル バージョンに変換すれば、オンボーディング[顧客オンボーディングへのリンク]のような、人とやり取りを行う顧客対応のシナリオで、低価値の労働集約型作業を自動化できます。これにより、チームのスタッフがより重要な作業に注力できます。

多くの企業では、ドキュメントをスキャンして、デジタル アーカイブに整理することで、デジタル変換を開始します。一部のビジネス要件では、これが必要とされます。しかし、データのパワーを実際に活用するには、重要な情報を自動的に抽出し、ビジネスプロセスに関連付けるキャプチャソリューションを検討してください。ビジネスデータは必要に応じてすぐに利用可能になり、意思決定に役立てることができるため、収益を増大し、市場における競争優位性を高めることにつながります。

次に、入力を統合します。

例外のないプロセスが理想的です。すべての請求書を電子的に送信し、すべての新規顧客申請書を単一のWebフォームから送信できれば理想的でしょう。しかし、ご承知のようにこれは不可能です。マルチチャネルの世界にあっては、スタッフや顧客とのやり取りはさまざまな方法で行われ、ドキュメントも多様な形式で送信されます。

これが原因で、企業はデータ混乱に陥ってしまいます。さまざまな形式のドキュメントが多様なチャネルからプロセスに送信される状況では、これらを既存プロセスの例外として処理するか、個別のサイロで処理することが妥当であると思われるかもしれません。しかし、複数のソースから送信されるデータを単一のビジネスプロセスに最初に統合した方が効果的であり、ビジネスの俊敏性に大きなインパクトをもたらします。

事例:Webベースのキャプチャにより、モバイルワーカーの作業時間を効率化する

企業全体の目標や顧客との関係を担当するスタッフは、常に時間に制約があります。スケジュールは、多数のミーティングや移動で埋められています。そのため、進捗を遅らせるような既存のプロセスで時間を無駄にはできません。

モバイルワーカーがオーバーヘッドタスクに従事する時間が減れば、組織全体にとって望ましいものとなります。

Webベースのキャプチャでは、モバイル ワーカーは外出先で受領書の写真を撮り、この処理をドキュメント管理システムに託すことができます。受領書は適切な人物に転送され、モバイル ワーカーは各自の重要な業務にフォーカスできるようになります。

最後に、制御を一元化し、リモート サイトを活用します。

Webベースのキャプチャを実装する最も強力な理由の1つは、IT部門の負荷を軽減できることです。Webベースのキャプチャでは、次が可能になります。

  • 拡張性:Webベースのキャプチャ ソリューションはクラウドで動作するため、オンプレミスソリューションに伴う作業(または投資)を必要としません。このモデルでは、ユーザー数の拡大/縮小や他のライセンス要素がはるかにシンプルになります。
  • リモート管理:ITサポートスタッフは、ソフトウェアをローカルにインストールしたり、新しい各プロセスについてユーザーをトレーニングしたりする必要がありません。Webベースのツールを使用するため、ドライバやアプリケーションは短時間で一元的に導入できます。

その結果、柔軟性とスピードが実現され、より迅速に成果を上げることができます。

分散されたチームやモバイル ワーカー向けにWebベースのキャプチャを導入するメリットは明らかです。それは、カスタマー エクスペリエンスと社内の効率性の向上です。Webベースのキャプチャは容易に導入できます。このようなソリューションは、インターネット接続があればセットアップと安全な導入が可能です。

Webベースのキャプチャは、収益の増大と企業の存続を可能にする画期的なソリューションとして確立されています。このホワイトペーパーでは、Webベースのキャプチャへのパラダイムシフトについて説明しています。

明確に成長をもたらす未来のテクノロジーへの投資を、今日のリーダー達がためらう理由は何でしょうか?デジタル変換を通じて成長を促進する方法をご確認ください。

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