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買掛金勘定の効率向上への5つのステップ

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買掛金勘定は、業務を促進させるための原動力において主要な要素です。発注書、契約書、請求書や、他の多くのドキュメントには、時間的制約のある重要な情報が記載されており、収益に直接的な影響を及ぼします。買掛金勘定の効率性を阻害する問題は、多くの場合、既存システムと紙ベースのプロセスへの依存によって生じています。つまり、これはデータの問題であると解釈できます。企業が処理する必要のあるデータは増大する一方であり、デジタル変換の支援を利用しなければ、既存のソリューションでは解決できない問題に対処している場合があります。

買掛金勘定の課題は、数多くのフォームによって生じます。

  • 紙ベースのフォームが、スニーカーネットで事業部門の幹部や購入部門に転送されます。
  • 個々のマネージャーから、事業部門の幹部、さらに購入部門に至るまで、さまざまなグループに承認のための署名を転送し、さまざまな処理を要求する必要があります。
  • ベンダーの支払いステータスを追跡することも煩雑な作業になります。サプライヤーはステータスの確認を求め、社内スタッフは要求への対応に追われます。

その結果、大半の大企業の支払いは遅れています。具体的には、平均で7.6日の遅れが発生しています。買掛金勘定は、マクロ経済の状況が悪化すると最初にしわ寄せが来る領域の1つです。たとえば、今年、経済の停滞が見られた中国では、支払いの遅延が増加しています。

このようなすべての理由(他の理由も含む)から、買掛金勘定の処理効率を向上することは、ピラミッドの建設よりも困難な目標であるかに見えます。しかし、段階的な小さな変化により大きな改善をもたらすことができます。1ブロックずつ対処していきます。

「偉業は一時的な衝動でなされるものではなく、小さなことの積み重ねによって成し遂げられるのだ。」- フィンセント・ファン・ゴッホ

買掛金勘定の課題を克服する - 5つの簡単なステップ

1.マスターベンダー管理プラクティスを確立します。

ベンダーリストは、最新の記録を維持し、不要なデータを取り除くため、頻繁に整理する必要があります。重複データや、1回限りのプロジェクトベンダーは定期的に消去し、古くなった連絡先情報やマスター契約を確認し直す必要があります。

すべてのベンダーのリストを作成して、常に最新の状態で維持しておけば、確固とした情報基盤に基づいて買掛金勘定を処理できます。ベンダーリストの一元アクセスを可能にし、メンテナンスの負担を1名のスタッフに任せないようにします。

マスター ベンダー管理の一環として、買掛金勘定部門が購入部門と連携して、新規ベンダーの検査、ベンダー リストの維持、最善のレートの調整を行います。事業部門から新規案件がリクエストされた場合は、注文担当者ではなく、購入部門が顧問として関与します。購入部門と買掛金勘定部門が同意した承認サプライヤーのリストに基づいて、ビジネスのニーズに最善の方法で対処できます。

2.優先順位によって、例外処理を向上します。

すべてのベンダーの状況が同じであるとは限りません。ベンダーの製品やサービスが業務運営の基盤である場合や、支払い期限が過ぎている場合など、迅速な対応が必要な場合もあります。周辺的な、あるいは重要性の低い製品やサービスを提供するベンダーもあります。

緊急性によってベンダーの優先順位を決定することで、業務を継続的に促成するために、必要に応じて支払いスケジュールを調整できます。

3.プロセスの最初の段階で請求書をデジタル変換します。

買掛金勘定プロセスをデジタル化すれば、効率が向上され、紙ベースのプロセスへの依存も最大90%軽減されます。これは、New England Document Systems で実現されました。この取り組みでは、買掛金勘定におけるデジタル変換のもう1つのメリットである、約70%のコスト削減も実証されました。

デジタル システムによって、処理が高速化し、他のチームとの統合もシンプルになります。買掛金勘定チームは、Webベースのキャプチャと自動化された情報抽出を組み合わせて活用し、作業を実際に効率化させることができます。

4.請求書処理の精度を向上します。

請求書処理の精度を向上することは、必要とされる重要なフォームのフィールドを定義し、システムを自動化して、より大量の請求書を処理できるようにする機能です。

適切なツールによって、処理エラーが軽減される多大なメリットが提供されます。これは、過去の重要なドキュメントの読み込みからの学習や、主要フィールドの特定、以降のジョブの自動抽出の有効化などによって実現されます。その結果、買掛金勘定チームがドキュメント キャプチャプロセスに制約を受けるのではなく、このプロセスを管理する役割を果たすことにより、精度とガバナンスが向上されます。

多数のベンダーと提携する場合、イベント マーケティング企業であるEWI Worldwideでは、複雑な買掛金勘定プロセスに高い精度が必要でした。しかし、EWI Worldwide適切なソリューションスイートを利用することにより、効率性を増し、処理時間を減らしながら、ドキュメントのアクセス可能性を向上できました。

5.フォローアップ ポリシーを確率します。

ドキュメントの処理を完了するだけでなく、フォローアップすることが重要です。やり取りのタイプや緊急性に基づいて、フォローアップ時間に関するポリシーを設定することで、重要なドキュメントの遅延を回避できます。

特に、未払いの請求書が関連する場合は、自動化されたフォローアップ催促通知を使用すれば、業務の中断を回避し、すべての当事者を満足させることができます。

買掛金勘定を効率化する方法についての詳細は?

当社の買掛金勘定ハブを参照してください。

企業の成長には、効率的で信頼できる買掛金勘定チームが必要です。デジタル時代において、深く根付いたさまざまな既存システムを使用する買掛金勘定チームは新たな課題に直面しており、新たなソリューションを必要としています。

しかし、適切なイメージング サイエンスとキャプチャテクノロジーを使用すれば、買掛金勘定は成長のための原動力に生まれ変わることができるのです。

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