Le défi de la gestion d’archives

Tout au long du cycle de vie des documents, les données doivent répondre aux exigences de conformité et aux politiques de conservation des documents, tout en évitant les erreurs humaines provenant des processus manuels.

Rétention
Archivage
Stockage
Routage
ECM
Sécurité
Collaboration
Connaissances
Documents
Dossiers

La gestion d’archives est confrontée à de nombreux défis

4 stratégies pour soutenir votre transformation numérique

Investir dans les bonnes technologies peut vous apporter plus qu'une victoire de courte durée. Vous pouvez y gagner l'avantage concurrentiel nécessaire pour réussir sur le long terme. Prenez connaissance des 4 erreurs stratégiques qui vous empêcheront de progresser.

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Conseils pour surmonter les défis de capture de papier difficiles

Les entreprises fonctionnent toujours avec du papier. En effet, plus de la moitié d'entre nous sont toujours « émotionnellement attachés » au format papier. Lorsque vous vous sentez prêt à passer au format numérique, suivez ces 4 conseils pour une gestion du papier sans tracas.

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Accédez au potentiel des informations, indispensables pour votre entreprise

En tirant parti de la quantité inépuisable de données contenues dans les documents de votre organisation, vous pouvez accéder à de nouvelles connaissances et prendre de meilleures décisions. Découvrez en quoi la capture de documents à partir d'un navigateur peut vous être utile.

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Un défi rencontré dans chaque secteur

Architecture, ingénierie et construction

Attestation d'assurance de responsabilité civile – Plans – Schémas – Demandes d'installations – Clauses de contrats – Ordres de modification

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Secteur public

Plan de reprise d'activité – Gouvernance, risque et conformité – Dossiers fiscaux – Titres fonciers – Approbations de la FDA – Dossiers de retraite

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Architecture, ingénierie et construction
Finances
Secteur public

Finances

Octroi de crédits - Ouverture de comptes - Intégration de nouveaux clients - Souscription à des assurances - Rapports de crédit - Extraits et actes - Demandes de prêts immobiliers

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Prestataires de santé

Résultats d'analyses – Attestations de sortie et instructions de soins – Formulaires d'autorisation – Réclamations d'assurance – Facturation des patients – Dossiers médicaux

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Law Enforcement

Rapports de police – Rapports de crimes ou d'incidents – Registres d'écrou – Mandats d'arrêt – Journaux d'incidents – Rapports d'arrestation – Rapports de probation

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Prestataires de santé
Assurance
Law Enforcement

Assurance

Simulations d'assurance – Formulaires de proposition – Certificats d'assurance – Attestations d’assurance provisoire – Formulaires de réclamation – Justificatifs d'identité

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Immobilier

Demandes de crédit – Autorisation par signature – Avenants – Servitudes – Actes hypothécaires – Offres d'achat – Contrats de référencement – Contrats de location

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Immobilier
Prestataires de services

Prestataires de services

Traitement de documents à haut volume – Gestion des dossiers – Services d'archivage – Flux de production d'indexation et de capture de données – Conversion d'anciens fichiers

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Architecture, ingénierie et construction

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Finances

Octroi de crédits - Ouverture de comptes - Intégration de nouveaux clients - Souscription à des assurances - Rapports de crédit - Extraits et actes - Demandes de prêts immobiliers

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Secteur public

Plan de reprise d'activité – Gouvernance, risque et conformité – Dossiers fiscaux – Titres fonciers – Approbations de la FDA – Dossiers de retraite

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Prestataires de santé

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Assurance

Simulations d'assurance – Formulaires de proposition – Certificats d'assurance – Attestations d’assurance provisoire – Formulaires de réclamation – Justificatifs d'identité

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Law Enforcement

Rapports de police – Rapports de crimes ou d'incidents – Registres d'écrou – Mandats d'arrêt – Journaux d'incidents – Rapports d'arrestation – Rapports de probation

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Immobilier

Demandes de crédit – Autorisation par signature – Avenants – Servitudes – Actes hypothécaires – Offres d'achat – Contrats de référencement – Contrats de location

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/ Architecture, ingénierie et construction Créer une fondation pour plus d'efficacité, de fiabilité et de précision

Kodak Alaris et son partenaire Image Access extraient des données précieuses et augmentent leur collaboration avec la bonne offre

75 % des professionnels AEC disent qu'un tiers des projets rallongés le sont à cause de problèmes avec des documents. Le fournisseur de solutions de documents ARC avait besoin de mettre à la disposition de ses clients une gamme de produits permettant d'éliminer les erreurs tout en conservant une productivité maximale.

Je suis très satisfait de leur service, et je me réjouis à l'idée de poursuivre notre collaboration à l'avenir.

/ Finances Global Bank Selects Managed Content Services

Regional operations gain efficiency, control and savings

The re-engineered solution was able to eliminate one daily shift and associated costs.

170 scanning workflow processes were reduced to fewer than 10, saving time, slashing manual document handling, and allowing many knowledge workers to be assigned to new tasks.

/ Secteur public Préserver l'histoire suite à une catastrophe naturelle

Kodak Alaris aide à sauver trois semi-remorques d'archives endommagées par une inondation

Lorsque la tempête tropicale Irene a inondé le comté de Schoharie dans le nord de l'état de New York, l'eau a causé énormément de dégâts aux routes, aux maisons et aux entreprises. Plus de 1 700 cartons de documents du tribunal du comté de Schoharie datant de 1795 figuraient parmi les pertes. Une conservation méticuleuse et le recours à l'archivage numérique ont permis de remédier aux dégâts.

Nous sommes très satisfaits de la qualité des dossiers numérisés et des résultats. Dans beaucoup de cas, les documents numérisés étaient beaucoup mieux que les originaux en termes de contraste et de lisibilité.

/ Prestataires de santé Numérisation de dossiers médicaux en un temps record

Les scanners Kodak Alaris traitent les dossiers médicaux de l'hôpital Royal Free

Lorsque le Royal Free voulait passer au format numérique, il s'est retrouvé confronté à un défi d'envergure. Étant un hôpital d'enseignement très respecté mettant l'accent sur les greffes, l'institution avait besoin d'une assistance sur site, d'une sécurité des documents et d'une innovation exemplaires pour améliorer les résultats des patients.

Le projet est en avance de 24 mois par rapport aux prévisions, et le travail sans relâche du personnel et les investissements en nouvelles technologies ont amélioré la productivité bureautique de plus de 20 %

/ Assurance Offrir la tranquillité d'esprit et l'efficacité opérationnelle aux compagnies d'assurance

Kodak Alaris numérise des dossiers afin d'économiser de l'espace et d'accélérer le service à Hawaii

Lorsqu'elle ne disposait que de peu d'espace de stockage et de temps, la compagnie d’assurances Budar Group de Allstate recherchait un moyen de numériser des dossiers pour son personnel doué en informatique et mieux répondre aux besoins des 5 000 entreprises et clients finaux faisant appel à ses services.

Le bouche à oreille est la meilleure des publicités, et je ne taris pas d’éloges au sujet de cette solution et des avantages qu'elle a apporté à notre entreprise. »

/ Law Enforcement La capture et le partage de casiers judiciaires prennent de la vitesse

Les données capturées par les technologies Kodak Alaris permettent de mieux structurer les enquêtes policières

Le système judiciaire et légal nécessite une documentation détaillée à chaque étape. Dans le cas d'un service de casiers judiciaires en Inde, la plupart de cette documentation était en format papier, traitée par 100 000 employés dans 1 400 stations de police. Un soutien était nécessaire afin de pouvoir exploiter les données contenues dans les énormes quantités de documents reçus.

Les scanners de bureau avec le logiciel Kodak Capture Pro fournissent une solution de capture d'images permettant de capturer et d'organiser de nombreux types de métadonnées sans difficulté, afin de pouvoir rechercher et accéder à des données de façon presque instantanée.

/ Immobilier Retirer les goulots d'étranglements du parcours pour devenir propriétaire

Le nouveau processus de numérisation de Kodak Alaris entraîne une satisfaction record des employés et des clients

Le secteur de la finance immobilière connaît de nombreux problèmes de conformité et de réglementation. Une agence de recouvrement indienne réputée avec 600 employés et plus de 10 000 clients avait besoin de rationaliser ses processus papier et de mieux desservir ses agences.

Après 6 mois d'utilisation des scanners Kodak Alaris, les performances opérationnelles et les niveaux de satisfaction des clients de l'entreprise ont augmenté de façon considérable.

/ Prestataires de services Service bureau boosts productivity with scanners from Kodak Alaris

Dependable scanners that “run like a tank”

Records Imaging Solutions (RIS) opened for business in Little Rock, AR in 1969; a business started by the Haynie’s father. It began as a microfilm house, serving clients as an imaging service bureau. Clients included big hospitals to small clinics, state and local government agencies, trucking firms, educational institutions, and many others. 

 “We’d simply rather have a scanner from Kodak Alaris in the field when we sell a system. They put us in a better light and match the quality that we deliver for customer services and in integrating Digitech and OpenText Software into our solutions.” 

/ Prestataires de services Performances au-delà des attentes des clients

D'excellentes performances garantissent le succès avec les scanners Kodak Ngenuity

Lorsque le prestataire de services californien eDocument Solutions cherchait de nouveaux appareils pour mieux servir ses clients, le scanner Ngenuity a été soumis à une série de tests bêta rigoureux. Voyez comment il a passé les tests difficiles auquel il a dû faire face.

Il a fourni les performances constantes que l'entreprise recherchait. « Le scanner Ngenuity m'a montré le futur de la numérisation. »
Tom Weed, eDocument Solutions.

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