Même à l'ère numérique, la plupart des entreprises ont toujours besoin de papier pour fonctionner au quotidien. Les papiers jouent un rôle essentiel dans des transactions indispensables à l'exécution des opérations. Comment convertir le papier en données numériques et maintenir des dossiers contenant le moins d'erreurs possibles ?
Supposons que votre équipe doive convertir des données papier en informations numériques dans le cadre de l'effort de transformation numérique globale de l'entreprise. Après avoir sélectionné la solution numérique qui transformera les informations des formulaires papiers et les intègrera dans les systèmes actuels de votre entreprise, comment garantir que les informations numérisées sont exactes et fiables ? Bien que cela semble impossible, il est tout à fait possible de le faire sans gaspiller de temps à effectuer des contrôles d'assurance qualité qui peuvent être automatisés. Tout d'abord, avec un scanner fiable bénéficiant du support d'une entreprise de service mondiale reconnue. Ensuite, en vous assurant que votre scanner repère les erreurs et les informations manquantes aussi vite que possible.
Le Traitement intelligent des exceptions est une fonctionnalité d'Kodak Alaris IN2 Ecosystem qui mobilise à la fois un logiciel et les scanners pour identifier les problèmes lors de la numérisation des documents. Les logiciels Kodak Capture Pro et Kodak Info Input NE créent des retours d'informations bidirectionnels qui alertent les utilisateurs sur les problèmes d'alimentation, les erreurs de format de papier et la présence de codes-barres dans un document. Quand un problème est détecté, le scanner affiche automatiquement une alerte à l'écran et arrête la numérisation pour que l'erreur soit corrigée.
Capture Pro offre un niveau très élevé de détection avec des capacités supplémentaires. Le logiciel peut détecter si des données importantes manquent sur un formulaire, comme une signature ou une adresse, ou faire une recherche sur une base de données pour repérer les dossiers dupliqués. Ceci permet à l'opérateur de réagir immédiatement sans s'égarer dans les piles de papiers. Le document problématique se trouvera en haut de la pile et l'erreur pourra être résolue lorsque le client est toujours là, ou repérée avant d'aller au service d'assurance qualité dans les environnements centralisés. Économiser du temps au début du processus de numérisation, c'est repérer les problèmes en quelques secondes, au lieu de quelques heures ou jours après la numérisation initiale, quand les données sont accédées.
Regardez la vidéo ci-dessous pour voir le processus en action :
Cette technologie utilise des capacités d'indexation avancées vous permettant de rechercher des champs prédéfinis sur vos formulaires standards. En utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la reconnaissance optique de marque pour les données comportant des cases à cocher, les scanners créent des champs automatisés et utilisent les images pour remplir un champ d'index. Ceci permet au scanner d'envoyer des notifications lorsqu'un de ces champs d'index importants a été laissé vide. L'OCR peut être effectuée très rapidement car la technologie numérise simultanément les couleurs et le noir et blanc. Avec une imagerie en noir et blanc de meilleure qualité réalisée directement par l'appareil photo du scanner, le logiciel peut identifier plus rapidement les problèmes.
Quand on peut reconnaître les erreurs au moment où elles apparaissent, il n'est plus nécessaire de faire une deuxième opération sur le scanner pour réparer les erreurs. Vos équipes n'auront plus à passer du temps à rechercher le problème ou à contacter les clients pour obtenir les informations manquantes. La réduction du temps de préparation des documents induit un processus global de numérisation plus rapide et l'accélération de la transformation numérique de vos documents. Vous pouvez travailler sereinement en sachant qu'aucune information ne manquera lorsque que vous aurez besoin d'accéder aux données. Mieux encore, cela permet à vos équipes de se concentrer sur leurs tâches les plus importantes permettant à votre entreprise d'avancer.
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