À l’aide des scanners de production Kodak, MISL numérise les fichiers médicaux du Royal Free Hospital en un temps record

La productivité des opérateurs augmentée de 20 % grâce aux nouveaux scanners

Binary Code and Laptops

Kodak Alaris a aujourd’hui le plaisir d’annoncer que MISL, entreprise partenaire basée au Royaume-Uni et fournisseur BPO1 est en avance de 24 mois et aura scanné tous les dossiers médicaux des patients du Royal Free London NHS Foundation Trust d’ici fin décembre 2015. En l’espace de seulement 21 mois, c’est une réussite considérable, sachant qu’environ 750 000 dossiers de patients auront été numérisés, avec plus de 300 millions d’images au total.

MISL a décroché en novembre 2013 un contrat de 4,5 millions de livres sterling pour ses services de numérisation au Royal Free. Le projet regroupe la numérisation de l’intégralité des archives de dossiers médicaux de l’hôpital, ainsi que la numérisation des informations sur les patients à mesure de la création des nouvelles notes cliniques, ce qu’on appelle en anglais day-forward scanning. Il avait été prévu au départ que le projet se déroule sur cinq ans, mais MISL terminera celui-ci en avance grâce aux nouveaux processus mis en place, au dur labeur de l’équipe et à l’investissement dans des nouvelles technologies qui ont augmenté la productivité du bureau de plus de 20 %.

Parmi les centres médicaux les plus célèbres du pays, le Royal Free est un hôpital d’enseignement situé à Hampstead, au nord de Londres. Il offre une expertise clinique reconnue mondialement pour la transplantation de reins, de foie et de moelle épinière, la chirurgie esthétique et mammaire ainsi que le traitement des tumeurs. Cet hôpital a atteint un certain de nombre de records aux Royaume-Uni, comme le premier hôpital à effectuer une greffe de foie entre un donneur adulte vivant et un patient, ainsi que le premier à effectuer une tomographie par émission de position pour le cancer du sein. Chaque année, plus de 68 000 patients sont traités en interne et 500 000 en externe.

Will Smart, le directeur de la section des informations du Royal Free, dit que « La numérisation de notre bibliothèque de registres médicaux est en accord avec le programme QIPP du gouvernement, le défi de Jeremy Hunt qui dit que les Trusts doivent être libres de documentation papier, et, bien sûr, notre désir de continuer à améliorer les soins apportés aux patients. Un accès rapide aux notes avec des ordinateurs permet tout ceci, et signifie que nos docteurs ont désormais accès aux registres des patients en quelques clics. »

Afin de remplir toutes les conditions spécifiques du contrat, MISL a employé du personnel additionnel, a loué un nouveau bâtiment dédié au projet et a acheté de nouveaux équipements informatiques, un investissement total de 500 000 livres sterling. Inclus dans cet investissement, MISL a fait l’acquisition de scanners de production, cinq Kodak i5600 et six Kodak i5800, ainsi que du logiciel de numérisation Kodak Capture Pro Network Edition.

Selon Steven Clarke, le directeur marketing et ventes de MISL, « Nous avons rempli notre SLA2, réduit le temps d’arrêt, augmenté notre productivité et nous nous sommes assurés d’être en accord avec les règles BS100083, nous sommes passés à la dernière génération de scanners Kodak. S’occuper de dossiers médicaux est différent de la numérisation de factures ou de relevés de comptes. La vie de personnes est mise en jeu si le niveau de qualité requis des images numérisées n’est pas atteint. C’est une chose qu’on a tendance à oublier, c’est pourquoi nous voulions avoir le meilleur équipement possible à disposition pour mener à bien cette tâche. »

Les SLA n’étaient pas en option, il fallait les atteindre.

MISL a passé plusieurs accords SLA avec le Royal Free selon le type de dossier médical. Pour la numérisation des archives, l’entreprise disposait de cinq jours de l’obtention des documents au téléchargement des images, de deux jours pour la numérisation des dossiers quotidiens et de deux heures pour les registres d’urgences après leur réception dans les locaux de MISL. Les images ont été transmises de façon sécurisée par une ligne dédiée vers le système de gestion de documents et de dossiers électronique (EDRM) du Royal Free avec le logiciel Open Text.

D’après Alastair Crisp, le manager du programme EDRM du Royal Free « MISL nous a envoyé plus de 500 000 images par jour, téléchargées dans Open Text et rendues disponibles sur le site de soins pour tous les cliniciens. »

Étant donné l’attention portée aux patients de greffe par le Royal Free (on compte plus de 600 d’entre eux), MISL a effectué la numérisation de tous ces registres sur place à l’aide d’un scanner Kodak i5600, du fait de l’importance cruciale de ces notes.

La fiabilité du matériel de numérisation est donc de la plus haute importance. « Associés à la qualité d’image, le service et l’assistance étaient primordiaux pour ce projet, raison de plus pour choisir Kodak Alaris », témoigne Francesca Foy, la gestionnaire des opérations de MISL. « Nous les avons choisis car leur service est inégalé, étant donné qu’on ne peut pas se permettre d’avoir des baisses de régime. »

MISL a également mis en place des plans de secours en cas de crise pour s’assurer de la continuité du projet. Steven Clarke déclare : « Nous avons testé les processus sans même que Kodak Alaris en soit au courant. Les performances étaient excellentes, ce qui nous a apporté la certitude que nous allions pouvoir atteindre nos engagements commerciaux auprès Trust. »

Les performances des scanners apportent déjà des gains de productivité de 20 %

Les opérateurs de MISL ont vu leur productivité augmenter de 20 % suite à l’utilisation des scanners de production Kodak i5600 et i5800, comparé avec l’équipement utilisé au bureau précédemment. Les nouveaux scanners traitent respectivement 170 et 210 pages par minutes sans limites de volume journalières. « Nous avons travaillé avec des marges serrées, ce qui fait qu’avec le gain de 20 % nous avons employé 70 employés au lieu de 84 pour Royal Free, ce qui rend notre affaire bien plus rentable. »; continue Steven Clarke.

Neil Murphy, le directeur des ventes de Kodak Alaris au Royaume-Uni dit que « La fiabilité, la performance, le service et l’assistance sont les caractéristiques qui nous rendent uniques sur le marché. Le projet Royal Free témoigne de ceci. La qualité d’image est aussi primordiale. MISL ne devait pas dépasser un taux 0,01 % d’image numérisées incorrectement, et cette condition a été remplie. Ces chiffres témoignent des performances du logiciel de numérisation Kodak Capture Pro, qui accessoirement n’a pas de calcul forfaitaire de coût par page, parfait pour les bureaux où les coûts sont importants traitant des quantités imposantes de papier. »

À propos de MISL

Fondée en 1980, MISL est une entreprise de numérisation de documents complète qui offre des services numériques de bout en bout et des services BPO. Avec une expertise de plus de 30 ans, elle a suivi un parcours exemplaire en travaillant pour des clients dans divers secteurs tels que celui des services financiers, des logements sociaux, des hôpitaux de la fondation NHS et des autorités locales. MISL est en partenariat avec les grands noms de l’industrie de la gestion de documents : Kodak Alaris, Kofax, Ascribe, Folding Space, Netcall et HP afin d’offrir des services garantis par des SLA et adaptés à chaque client. MISL convient à la norme ISO 9001:2008 et est accrédité BS: 15713, comptant 120 employés répartis sur deux sites à Hoddesdon, Hertfordshire. Pour plus d’informations, rendez-vous sur la page www.misl.co.uk

À propos de la division Information Management de Kodak Alaris

Kodak Alaris est une nouvelle entreprise, convaincue que « L’amélioration est toujours possible. » Notre division Information Management aide les organisations à capturer du contenu à partir de sources papier et digitales, à extraire des connaissances et à fournir les bonnes informations au bon endroit et au bon moment pour de meilleurs résultats. Notre portfolio inclue les scanners de documents, une équipe globale de service et d’assistance et des logiciels et des produits qui capturent et gèrent les informations intelligemment. Pour les bureaux plus petits comme pour les organisations de grande taille, nous apportons de nouveaux moyens d’automatiser les processus, d’améliorer les interactions avec les clients et de prendre de meilleures décisions en entreprise.

Pour en savoir plus, rendez vous à l’adresse kodakalaris.com/go/imnews. Suivez-nous sur Twitter sur twitter.com/kodakdi et twitter.com/KodakDI_EAMER, et consultez nos blogs sur infooverdrive.com et informationdynamix.com.

La marque commerciale et l’identité visuelle de Kodak sont utilisées sous licence acquise auprès de Eastman Kodak Company.

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[1] Externalisation de processus métier

[2] Service level agreements (contrats de niveau de service)

[3] Le BS10008 est un standard pour l’information électronique admissible légalement et faisant office de preuve de qualité. Ce standard permet de garantir que les numérisations ont subi des contrôles de qualité à des niveaux définis et sont une copie conforme des originaux en cas de destruction de ces derniers.

2015

Contacts presse

Tom Herbst
Kodak Alaris Document Imaging PR plomb EAMER
Bureau +44 (0)207 274 9937
Mobile +44(0)7768 145571
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