Cinq raisons pour lesquelles il est maintenant temps de moderniser la capture de documents

Binary Code and Laptops

De nos jours, 87 pour cent des applications professionnelles reposent sur le web. Cependant, seuls deux pour cent des entreprises utilisent une technologie web pour leur numérisation de documents1, et la grande question est « pourquoi ? ».

« Les applications web sont par nature rapides et peu onéreuses à déployer. Comparativement aux autres logiciels qu'il faut installer sur les PC de bureau des utilisateurs, ces applications web sont faciles à gérer. La possibilité de faire bénéficier la capture de documents de cette efficacité, et le plus important, la possibilité d'intégrer la capture aux applications professionnelles avec KODAK Info Input Solution nous enthousiasment », a déclaré Tony Barbeau, Directeur général et Vice-Président Produits et services, Gestion de l'information, Kodak Alaris.

Modernisation de la capture de documents

La solution KODAK Info Input est une application web de capture de documents offrant un moyen peu onéreux de transformer, simplifier et « moderniser » les processus et services de capture de documents. La solution Info Input a été spécialement créée pour la capture. Elle est sécurisée, évolutive, interopérable et facile à utiliser. En l'adoptant, les entreprises bénéficient d'un moyen pratique de tirer profit de leurs investissements existants.

En plus des avantages que les utilisateurs seraient susceptibles d'attendre d'une solution de capture web, la nouvelle version d'Info Input Solution (version trois), dont la sortie a été annoncée aujourd'hui par Kodak Alaris, offre les avantages suivants :

  1. Performances exceptionnelles : La solution Info Input est conçue pour délivrer des performances similaires à celles d'un client lourd. Elle est en effet capable d'exploiter des scanners traitant 10 à 210 pages par minute (ppm).
  2. Architecture ouverte : L'architecture ouverte de cette solution vous permet de l'intégrer sans aucune difficulté aux systèmes hérités. Sa migration s'effectue donc en toute simplicité, et qui plus est, cette architecture permet d'éviter les risques que présente le déploiement « rip and replace » (supprimer et remplacer).
  3. Réduction des exigences en ressources informatiques : L'architecture web de cette solution permet au personnel informatique de gagner du temps, notamment car il n'a pas à la déployer, à fournir de l'assistance et à mettre à jour les logiciels des ordinateurs de bureau. Toutes les fonctions d'administration et de maintenance s'exécutent sur un serveur central, et les données sont transmises aux clients.
  4. Facilité d'utilisation :L'interface utilisateur intuitive minimise le temps de démarrage et les coûts de formation. Avec Info Input, la fonction de numérisation peut éventuellement être intégrée aux applications de l'entreprise pour que les utilisateurs n'aient plus jamais à quitter une application pour numériser. Intégrer directement la capture au processus métier réduit le nombre d'erreurs et rend les informations plus accessibles. Par exemple, en intégrant Info Input à une application web de création de rapports sur les dépenses, l'utilisateur peut numériser des reçus directement dans cette application sans avoir à naviguer vers un dossier, trouver un fichier et l'importer dans le système.
  5. Transactions sécurisées : Info Input est une application Java™ et ce langage de programmation est réputé pour la grande sécurité qu'il offre et car il tire profit des services web pour toutes les communications en employant un chiffrement SSL (Secure Sockets Layer) standard.

« Suite aux récentes évolutions du paysage des fournisseurs, il est maintenant temps que les entreprises et fournisseurs de solutions repensent leurs stratégies de capture et envisagent de nouvelles options pour ce qui est des logiciels de capture », a déclaré Barbeau. « Nous sommes bien conscients que les acteurs du marché recherchent une solution agnostique pour les fournisseurs et mutuellement avantageuse, une solution qui fonctionnera facilement pour divers secteurs et différentes plateformes. »

Nouveautés de la dernière version d'Info Input

  • Téléchargement asynchrone des lots de documents : Pour améliorer la productivité des opérateurs et réduire les retards dans les temps de traitement, le personnel peut commencer à indexer les documents numérisés alors qu'un lot est toujours en cours de téléchargement, ce qui élimine les temps d'attente.
  • Prise en charge de langues supplémentaires : En plus de l'anglais, le chinois simplifié, le français, l'allemand, l'espagnol et l'arabe sont maintenant également pris en charge.
  • Prise en charge de la reconnaissance optique de caractères (OCR) multilingue à la volée :Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de changer rapidement de langue à l'aide d'un simple menu déroulant lorsqu'ils emploient l'OCR pour indexer des documents. Il s'agit ici de la fonctionnalité idéale pour les clients tels que les externalisateurs de processus métier (BPO) opérant dans des régions où diverses langues sont utilisées.

Les premières personnes à avoir adopté la capture web en constatent les grands avantages

Les solutions de capture web commencent à attirer divers secteurs et marchés verticaux :

  • Une célèbre société financière internationale devait améliorer son processus d'ouverture de nouveaux comptes pour acquérir des clients supplémentaires. L'accueil et l'intégration de nouveaux clients impliquaient des formulaires de création de comptes, de la documentation justificative et beaucoup d'autres documents administratifs. En permettant à l'équipe gérant les comptes de numériser et d'indexer des documents sur site avec Info Input, ce client a :
    • éliminé les délais intervenant dans l'accueil et l'intégration des nouveaux clients
    • réduit les coûts d'expédition Les clients n'ont plus à expédier les documents à un site de numérisation centralisée
    • eu la certitude que tous les documents appropriés étaient capturés et stockés au format électronique avec moins d'erreurs
    • établi une méthode de capture des informations sur les pistes d'audit dès le départ, dès le début du processus

    La solution Info Input a permis à ce client de créer, de déployer et de gérer de manière centralisée une application d'ouverture de comptes en 50 pour cent moins de temps. Cette solution rentable et sécurisée a traité tous les besoins de capture de documents de ce client tout en l'aidant à satisfaire davantage ses clients et à atteindre ses objectifs d'acquisition de nouveaux clients.

  • Un département d'état chargé du transport recherchait, pour diverses applications, un moyen plus efficace d'associer les informations de documents aux dossiers et comptes publics. Le système qui était jusqu'alors utilisé n'était pas à l'épreuve des erreurs puisqu'il reposait sur un processus en plusieurs étapes entraînant une mauvaise expérience client. Pour résoudre ce problème, le client de capture Info Input a été intégré aux portails utilisés par le public afin de le guider tout au long du processus. Cette intégration a permis de réduire le nombre d'erreurs et de fournir des réponses plus rapides aux utilisateurs. Grâce à Info Input, le temps de déploiement nécessaire à ce département du transport a diminué de 70 pour cent et il a rapidement été possible de faire évoluer la solution pour tous les départements et toutes les applications.

  • Pour les externalisateurs de processus métier (BPO), les accords de niveau de service et les profils géographiques évoluent constamment. L'un des clients de Kodak Alaris avait besoin de faire bénéficier différents sites répartis dans tout le pays d'une solution de capture. Il lui fallait une plateforme pour prendre en charge ses différents clients. Info Input lui a fourni des moyens d'utiliser un système courant afin de proposer une solution de numérisation fonctionnant à la fois de manière centralisée et distribuée pour tous les types de documents et tous les équipements de numérisation. Info Input a également simplifié le travail sur site et la capture de documents car tous les documents nécessaires sont accessibles via un navigateur. Cet externalisateur de processus métier n'a plus jamais eu à expédier ou à installer des matériels et logiciels spécialisés. Utiliser Info Input l'a aidé à satisfaire davantage ses clients, mais aussi à améliorer sa rentabilité et sa capacité à faire évoluer les solutions.

Info Input s'intègre à la plateforme KODAK Info Insight, une suite complète de solutions permettant à un large éventail d'entreprises d'automatiser leurs processus, mais aussi de capturer, d'analyser, de comprendre et d'enrichir des informations clés. Cette plateforme tire profit de l'intelligence artificielle et donne ainsi la possibilité de comprendre et de gérer tous les documents entrants et les communications du client, indépendamment de leur format et de leur structure.

Pour plus d'informations sur la solution KODAK Info Input, rendez-vous sur kodakalaris.com/go/infoinputnews.

À propos de la division Gestion de l'information de Kodak Alaris

Kodak Alaris est une nouvelle société qui soutient l’idée que « nous pouvons toujours trouver une meilleure solution ». Notre division Gestion de l'information aide des entreprises à capturer du contenu provenant de sources numériques et papier, à en obtenir un aperçu, et à acheminer les bonnes informations au bon endroit et au bon moment pour de meilleurs résultats. Notre portefeuilles comprend des scanners de documents, un service et une équipe d'assistance à l'internationale, et des logiciels et solutions capables de capturer et de gérer intelligemment des informations. Que ce soit pour les petites ou grandes entreprises, nous fournissons de nouveaux moyens d'automatiser les processus, d'améliorer les interactions avec la clientèle et de prendre des décisions professionnels plus avisées.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur kodakalaris.com/go/imnews. Suivez-nous sur Twitter sur twitter.com/kodakdi et twitter.com/KodakDI_EAMER, et consultez nos blogs sur infooverdrive.com et informationdynamix.com.

La marque commerciale et la charte graphique de Kodak sont utilisées sous licence acquise auprès d’Eastman Kodak Company.

[1] Source : Kollabria Research

2015

Contacts presse

Jonathan Ghent
Directeur des relations publiques
division Gestion de l'information, Kodak Alaris
(585) 722-4671
jonathan.ghent@kodakalaris.com

Alison Cizowski
Chef comptable
Text100 pour Kodak Alaris
(617) 399-4914
alison.cizowski@text100.com

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