Une solution de comptabilité fournisseurs réduit les coûts associés au stockage du papier de jusqu’à 90 %

Les scanners Kodak Alaris et le logiciel NEdocs permettent à leurs clients d’économiser 70 % sur leurs charges générales annuelles

Binary Code and Laptops

Les départements de comptabilité fournisseurs classiques font face à des difficultés liées aux processus papier manuels qui sont onéreux, sujets à de nombreuses erreurs et inefficaces. Du fait de ces processus inefficaces, de nombreuses entreprises perdent régulièrement de l’argent. D’après Marina Martin, fondatrice et PDG de The Type-A Way, un cabinet de conseil en efficacité des entreprises, l’inefficacité peut également réduire la qualité et avoir des effets néfastes sur le bien-être des employés. En effet, selon elle, « les inefficacités représentent un coût pour les entreprises de l’ordre de 20 % à 30 % sur leur chiffre d’affaires annuel ».

Pour résoudre ce problème, nombreux se tournent vers des sociétés de services pour trier, numériser, indexer et traiter les factures. New England Document Systems (NEdocs) est leader de ce secteur depuis plus de 30 ans. Fournisseur de microfilms à l’origine, NEdocs a développé ses services pour devenir, à ce jour, un fournisseur de solutions d’automatisation des workflows et de gestion documentaire pour les moyennes et grandes entreprises.

Une grande partie du chiffre d’affaires de la division Services de la société provient des services de centres de prétraitement des courriers liés à la comptabilité fournisseurs, où NEdocs aide les clients à réduire leurs coûts d’exploitation et leurs charges générales de 70 % et les coûts liés au stockage du papier de jusqu’à 90 %. « Nous devenons essentiellement le système principal de réception de la comptabilité fournisseurs de nos clients pour les factures des fournisseurs », explique Kelly Plourde, commerciale chez NEdocs. « Quelle que soit l’origine de leurs documents : papier, e-mail ou autre moyen électronique, nous les numérisons et les intégrons dans un workflow automatisé, et rendons ces données accessibles au client électroniquement. Ils peuvent ainsi obtenir un processus de comptabilité fournisseurs entièrement automatisé et ce, sans perdre le contrôle de leurs données. »

NEdocs développant ses activités, la société nécessitait donc une technologie de numérisation capable de suivre le rythme de cette croissance et de la soutenir. « Nous avions besoin de vérifier que les scanners choisis répondraient à nos exigences. C’est pourquoi nous avons réalisé plusieurs évaluations et tests de scanners avant toute décision d’investissement à long terme », indique Kelly Plourde.

Les dirigeants de NEdocs ont pris en compte plusieurs facteurs clés, notamment la vitesse, l’autonomie, le débit, la qualité d’image et la facilité d’intégration dans leur décision d’achat. Suite à l’utilisation satisfaisante des scanners Bell + Howell, NEdocs a présélectionné les scanners KODAK NGENUITY pour le développement de ses capacités de capture. « Nous savons que les scanners NGENUITY étaient à l’origine de B+H et nous travaillons étroitement avec l’équipe Document Imaging de Kodak (désormais Kodak Alaris) depuis 1996 », indique Bob Camire, responsable de production. « En étudiant les options proposées, nous en avons déduit que les scanners NGENUITY 9125 répondraient le mieux à nos exigences en matière de vitesse, de qualité, de fiabilité et d’entretien. »

Scanner Ngenuity

NEdocs a bénéficié d’une intégration fluide et sans problèmes des scanners à son logiciel d’automatisation, tout en réduisant considérablement le temps nécessaire au contrôle qualité et aux renumérisations. Les vitesses de traitement ont été améliorées de jusqu’à 50 % et ont permis d’accroître la transparence du processus, de réduire les appels des fournisseurs pour les demandes de paiement, de diminuer la durée et les coûts liés au traitement des factures, d’éliminer les erreurs de paiement/pénalités de retard, mais aussi de bénéficier de remises en cas de paiement anticipé. NEdocs a été impressionné par la compatibilité intégrale des scanners avec les logiciels PaperVision Capture et Vision360 Enterprise et par leurs fonctionnalités, notamment l’amélioration de la qualité des images des scanners 9125 (www.kodakalaris.com/go/ngenuitynews). Ainsi, NEdocs a fait l’acquisition de plusieurs scanners 9125 et d’un scanner KODAK i5600 (www.kodakalaris.com/go/i5000news), créant ainsi des services renforcés de centres de prétraitement des courriers liés à la comptabilité fournisseurs pour ses clients actuels et futurs.

Le workflow de comptabilité fournisseurs de NEdocs offre des avantages multiples à ses clients, à savoir : la vérification de toutes les données capturées pour garantir leur fiabilité, l’intégration rationalisée aux systèmes ECM, Microsoft SharePoint, Oracle, etc., l’accès instantané aux factures, ainsi que la visibilité et le contrôle complets des processus de comptabilité fournisseurs au moment où chaque facture est importée.

« Les scanners NGENUITY 9125 sont reconnus et ont démontré des performances remarquables au fil du temps », déclare Bob Camire. « C’est pourquoi nous avons décidé d’agrandir notre parc de scanners en investissant dans le scanner KODAK i5600. Entre les vitesses et la productivité considérablement améliorées, les opérations sans perturbations et la qualité d’image qui ont conquis nos clients, je ne peux pas imaginer de meilleur équipement de capture pour nos solutions de comptabilité fournisseurs et autres. »

Pour en savoir plus sur les solutions de comptabilité fournisseurs de NEdocs et Kodak Alaris, rendez-vous sur http://bit.ly/1wuiK9o.

À propos de la division Document Imaging de Kodak Alaris

Les solutions de Kodak Alaris Document Imaging permettent aux clients de collecter et de consolider des données provenant de sources numériques et papier, de comprendre ces contenus et d’en extraire de la valeur, et de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Nos offres se composent de scanners primés, de logiciels de capture et de gestion d’informations, d’une large gamme de services professionnels ainsi que d’une assistance technique et d’un support inégalés sur le marché. Kodak Alaris fournit à ses clients (allant des petites structures aux multinationales) les systèmes et les solutions pour automatiser les processus métier, améliorer les interactions avec les clients et permettre de prendre de meilleures décisions commerciales.

La marque commerciale et la charte graphique de Kodak sont utilisées sous licence acquise auprès d’Eastman Kodak Company.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur kodakalaris.com/go/dinews. Suivez-nous sur Twitter (twitter.com/kodakdi) et consultez notre blog sur infooverdrive.com.

2014