Pourquoi une bonne gestion des dossiers est plus importante que jamais

Lors de la conférence ARMA Live !, Des exposants présentent leurs solutions intelligentes pour une gouvernance efficace de l'information.

Binary Code and Laptops

Les professionnels de l'information se trouvent face à un dilemme en matière de gestion des dossiers — le coût de la mise en œuvre d'une solution complète par rapport au coût entraîné par l'ignorance de ce problème. Selon une récente étude de l'association AIIM, 31 % des cadres supérieurs admettent que leur mauvaise gestion des documents numériques est source de problèmes avec les régulateurs et les auditeurs, tandis que 14 % d'entre eux affirment encourir des amendes ou souffrir de mauvaise publicité à cause d'une mauvaise gestion des informations. De même, selon un post récemment publié sur le blog Innovation Insights de Wired, la mauvaise qualité des données coûterait jusqu'à 600 milliards de dollars par an aux entreprises américaines, soit 20 à 35 % de leurs recettes d'exploitation. C'est pourquoi une gestion efficace des dossiers est plus importante que jamais.

Lors de la conférence et exposition ARMA Live ! qui s'est tenue du 26 au 28 octobre à San Diego, participants et exposants ont proposé des solutions pour faire face à ces défis. Parmi eux, Kodak Alaris a présenté des scanners de documents, des logiciels de capture et des solutions de gestion des informations permettant aux services informatique, juridique et de conformité de gérer plus efficacement les dossiers d'entreprise et d'éviter ainsi amendes et sanctions dues à une mauvaise gestion des dossiers d'entreprise.

Les logiciels de capture offrent rapidité et efficacité

Le logiciel KODAK Capture Pro v5.0 (kodakalaris.com/go/capturepronews) est une application polyvalente de capture par lots qui permet l'extraction fiable de données, ainsi que l'envoi d'informations aux systèmes de gestion de contenu et aux applications métier. Il convertit rapidement et facilement des lots de papier en images de qualité supérieure à l'aide de n'importe quel scanner Kodak Alaris et de la plupart des autres modèles de scanners. Avec plus de 37 000 titulaires d'une licence à travers le monde, le logiciel Capture Pro simplifie la numérisation, automatise l'indexation et augmente la productivité des entreprises à forte consommation de papier. Le logiciel Capture Pro a remporté, en 2014, le Summer Pick Award décerné par Buyers Laboratory (BLI), le laboratoire d’essais indépendant de pointe, leader mondial dans le domaine des périphériques et des logiciels d’impression.

La solution KODAK Info Activate (kodakalaris.com/go/infoactivatenews) est un moyen rentable permettant de capturer, régir et gérer les données provenant de documents électroniques et papier dans MICROSOFT SHAREPOINT. Équipée d'une interface utilisateur simple, la solution Info Activate facilite et rend intuitive l'intégration de documents d'entreprise importants tels que les contrats, les factures, les réclamations et les formulaires d'identité. La solution Info Activate crée automatiquement des documents consultables afin que les utilisateurs puissent facilement trouver des informations, tout en répondant plus rapidement aux demandes des clients et en contrôlant plus efficacement les politiques de conservation des documents.

Les scanners de documents répondent aux besoins d'imagerie numérique de haute qualité

Une imagerie de haute qualité qui garantit la précision et la lisibilité des documents numérisés est une condition essentielle à un enregistrement et à une gestion des informations efficaces. Pour répondre à ces besoins, Kodak Alaris a introduit sur le marché le scanner KODAK i4600 Plus (kodakalaris.com/go/i4000news), qui fournit une qualité d'image constante, une fiabilité éprouvée et une facilité d'intégration à un appareil qui numérise jusqu'à 120 pages par minute. Le scanner i4600 Plus dispose d'une capacité d'entrée de 500 feuilles, d'une résolution de 600 dpi, et gère des volumes pouvant aller jusqu'à 50 000 pages par jour. Le scanner i4600 Plus a remporté, en 2014, le Summer Pick Award décerné par BLI dans la catégorie des scanners.

Idéal pour la numérisation de bureau, le scanner KODAK SCANMATE i940 (kodakalaris.com/go/i940news) est un appareil portable compact avec une interface USB et une capacité d'entrée de 20 feuilles qui traite également les cartes en relief. Le scanner primé i940 est compatible avec MACINTOSH et capable de gérer des volumes pouvant aller jusqu'à 1 000 pages par jour.

Les solutions de gestion des informations automatisent intelligemment les processus d'entreprise

Dans un monde social, mobile, basé sur le Cloud, les programmes de gouvernance des informations doivent être en mesure de gérer du contenu provenant de toutes sortes de sources. La plateforme KODAK Info Insight (kodakalaris.com/go/infoinsightnews) permet à de nombreuses entreprises d'automatiser des processus et de capturer, analyser, comprendre et enrichir les informations d'entreprise de première importance. Cette plateforme permet de comprendre et de gérer de manière intelligente tous les documents entrants et les communications du client, indépendamment de leur format et de leur structure.

« ARMA réunit des professionnels de l'information qui viennent de différentes entreprises, mais qui poursuivent tous le même objectif : trouver des moyens plus efficaces pour gérer les informations et optimiser ainsi leurs entreprises », déclarait Tony Barbeau, Directeur général Produits & Solutions et Vice-Président, Document Imaging, de Kodak Alaris. « Kodak Alaris est sur place pour offrir sa technologie, ses conseils et son expertise pour les questions les plus importantes aux yeux des participants à la conférence ARMA ».

À propos de la division Kodak Alaris Document Imaging

Les solutions de Kodak Alaris Document Imaging permettent aux clients de collecter et de consolider des données provenant de sources numériques et papier, de comprendre ces contenus et d'en extraire un aperçu de valeur, et de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Nos offres se composent de scanners primés, de logiciels de capture et de gestion d'informations, d'une large gamme de services professionnels ainsi que d'une assistance technique et d'un support inégalés sur le marché. À sa clientèle, qui s'étend des petits bureaux jusqu'aux multinationales, Kodak Alaris apporte les systèmes et les solutions pour automatiser les processus métier, améliorer les interactions avec les clients et permettre de prendre des décisions commerciales plus éclairées.

La marque déposée et la marque commerciale Kodak sont utilisées sous licence de la société Eastman Kodak.

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2014