Crimson améliore ses services pour proposer des solutions d’externalisation des processus métier grâce aux scanners et aux logiciels de Kodak Alaris

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Pour compléter ses services traditionnels de numérisation rétrospective et offrir des solutions d’externalisation des processus métier (BPO1) basés sur des contrats de niveau de service (SLA2) à sa clientèle, Crimson, un groupe de gestion documentaire basé en Angleterre, a investi dans les scanners de production et les logiciels de Kodak Alaris les plus récents pour optimiser et renouveler son parc de scanners.

Grâce à cette mise à niveau, Crimson est en mesure de proposer des services de numérisation transactionnelle aux clients pour lesquels les délais et la précision d’exécution sont cruciaux. Ces services comprennent notamment le traitement des factures, les demandes de permis de construire et la numérisation des documents de livraison.

Crimson a fait l’acquisition du i5800, le scanner de production phare de Kodak Alaris, avec un accessoire de tri des documents et le logiciel d’imagerie Capture Pro Édition Réseau pour son centre de numérisation principal situé à Leigh, en Angleterre. La société a également commandé deux scanners Kodak i3400 et des modules de numérisation à plat A3 en vue d’une utilisation sur des projets de numérisation sur site. En outre, Crimson a mis à niveau ses serveurs de production et ceux de secours3, et a mis en place un réseau Ethernet de 10 Gbits pour améliorer le débit de données entre le i5800 et les serveurs associés. L’investissement informatique total de cette transition représente 120 000 £.

« Notre investissement dans le scanner haut de gamme Kodak i5800 nous permet de capturer des images à 300 dpi sans aucun ralentissement du système, ce qui est indispensable pour les solutions que nous proposons, basées sur des contrats de niveau de service, et pour lesquelles la qualité est cruciale. De plus, ce scanner nous donne la possibilité de modifier l’organisation et la gestion de notre bureau, du point de vue des ressources humaines, dans le but d’améliorer l’efficacité et la capacité des services que nous offrons », déclare Alastair Galbraith, directeur général de Crimson.

Le débit des scanners représente en général une contrainte dans ce secteur. Mais ce problème a été résolu grâce au scanner Kodak i5800. « La transition a été si remarquable que nous avons prolongé nos heures d’ouverture et mis en place un système de roulement. Cela représente une augmentation de 10 000 numérisations par jour : une croissance de 20 % sur tout type de documents confondu par rapport à ce que nous traitions auparavant », explique Alastair Galbraith.

Crimson a été fondé en 1977 et était à l’origine une société de microfilm. En 2009, suite à la fusion de deux sociétés4, elle devient une société de numérisation proposant un large éventail de services de capture pour papiers, microfilms et archives (numérisation de livre). Avec des ventes annuelles s’élevant à près de 1,5 million de livres, Crimson emploie 40 employés en Angleterre et en Écosse, et traite environ 2 millions de pages par mois pour des clients aussi bien publics que privés, dont notamment le fournisseur de services alimentaires, Bidvest 3663, et de nombreuses administrations publiques.

En activant toutes les fonctions de numérisation, le scanner Kodak i5800 peut traiter jusqu’à 210 pages par minute, le débit le plus rapide proposé par Kodak Alaris, sans aucune limite de volume quotidien. Il est équipé d’un système de transport ajustable en hauteur pour assurer le confort de chaque opérateur et est fourni avec des fonctions de numérisation garantissant la qualité de chaque numérisation, améliorant la productivité et empêchant les erreurs d’alimentation qui ralentissent le workflow du bureau.

Crimson a comparé l’offre de scanners et de logiciels de Kodak avec des solutions d’autres marques, pour finalement porter son choix sur Kodak Alaris. Cela s’explique par le fait que la société utilise des produits de Kodak depuis maintenant 15 ans et qu’elle est convaincue que cela facilitera la transition au sein du personnel.

Intégration des équipements utilisés aux méthodes de travail du personnel grâce au scanner i5800

À l’origine, Crimson comptait environ 10 scanners Kodak présentant des années d’utilisation et des niveaux de performances disparates, et dont certains approchaient la fin de vie. Ces inégalités causaient un manque d’efficacité en raison de la variété des logiciels et des configurations de numérisation utilisée pour chaque ordinateur et du fait que chaque type de scanners avait un fonctionnement légèrement différent. La formation du personnel représentait alors un obstacle car les opérateurs devaient passer d’une machine à l’autre en fonction des exigences liées aux charges de travail des clients.

« Lorsque quelqu’un était malade ou absent du bureau, il était difficile d’assurer le fonctionnement des dix scanners. Le scanner Kodak i5800 nous a permis de consolider nos équipements et de renforcer notre position en tant que prestataire de services. Seuls trois scanners sont actuellement utilisés, le plus ancien étant un Kodak i4600 acheté il y a quelques années », indique Alastair Galbraith.

La gestion des ressources humaines a également évolué en conséquence. Auparavant, trouver des opérateurs qualifiés pour l’exploitation des machines représentait un vrai défi. Le scanner i5800 étant en mesure de gérer des charges de travail importantes, cela ne représente plus un problème pour Crimson. Désormais, la société se concentre davantage sur le recrutement de personnel de préparation pour alimenter la machine et réaliser le contrôle qualité. Cela a permis de réduire les risques liés à leur activité.

Le logiciel Kodak Capture Pro Édition Réseau a également permis d’harmoniser l’utilisation de logiciels de capture au sein de la société. Le logiciel Capture Pro Édition Réseau n’a pas de frais liés aux clics et présente un système d’octroi de licence simple. Il permet d’équilibrer les charges de travail entre les scanners ou les emplacements, selon les exigences requises par le client, et est fourni avec des fonctionnalités utiles telles que l’indexation et l’importation automatique pour accélérer le traitement des documents. Par ailleurs, l’investissement dans un nouveau réseau offre la possibilité aux employés de Crimson de se connecter pour accéder à différents lots et traiter des tâches pour les clients, quel que soit le bureau où ils se trouvent.

Réalisation d’économies grâce à l’accessoire de tri des documents permettant la réutilisation de feuilles de patch

L’acquisition de l’accessoire de tri des documents présente également des avantages. Il permet à Crimson de trier et de réutiliser les feuilles de code patch de séparation et donc de réduire ses coûts et de respecter l’environnement. Avant de disposer de cet accessoire, la société achetait tous les mois 25 000 feuilles de patch. Grâce à cette solution, elle prévoit un retour sur investissement de 12 mois. « Le contrôle est amélioré. Si vous ne retirez pas ces feuilles, les documents ne rentrent tout simplement pas dans les boîtes des clients. Ces feuilles supplémentaires nous sont donc retournées et cela soulève ensuite des questions quant à l’existence de cet écart », ajoute Alastair Galbraith.

« Le déploiement des scanners et des logiciels de Kodak Alaris assure à Crimson la livraison de ses projets de numérisation dans les délais impartis et ce, tout le temps. Avec une précision des images sans égale et des délais de numérisation réduits, Crimson peut maintenant se concentrer davantage sur une vision globale de la société sur le long terme, à savoir une nouvelle stratégie de développement et des processus plus rationalisés pour assurer le développement continu de la société », déclare Neil Murphy, responsable des ventes Kodak Alaris au Royaume-Uni.

À propos de la division Document Imaging de Kodak Alaris

Les solutions de Kodak Alaris Document Imaging permettent aux clients de collecter et de consolider des données provenant de sources numériques et papier, de comprendre ces contenus et d’en extraire de la valeur, et de fournir les bonnes informations aux bonnes personnes et au bon moment. Nos offres se composent de scanners primés, de logiciels de capture et de gestion d’informations, d’une large gamme de services professionnels ainsi que d’une assistance technique et d’un support inégalés sur le marché. Kodak Alaris fournit à ses clients (allant des petites structures aux multinationales) les systèmes et les solutions pour automatiser les processus métier, améliorer les interactions avec les clients et permettre de prendre de meilleures décisions commerciales.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur kodakalaris.com/go/dinews. Suivez-nous sur Twitter (twitter.com/kodakdi) et consultez notre blog sur infooverdrive.com.

La marque commerciale et la charte graphique de Kodak sont utilisées sous licence acquise auprès d’Eastman Kodak Company.

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Contact presse

Tom Herbst
Responsable RP EAMER Kodak Alaris
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2014