/ Case study Agencia gubernamental encuentra grandes ahorros en pequeños escáneres

El Condado de Onondaga digitaliza documentos para todos, pero elimina los costes de almacenamiento de papel. 

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Ubicada en Syracuse, Nueva York, la misión del Departamento de Servicios Sociales del Condado de Onondaga es proporcionar servicios médicos, legales y de asistencia social para ayudar a los residentes del condado a alcanzar niveles más altos de independencia. En los últimos cinco años, el Departamento ha pasado de un sistema basado en papel a un flujo de trabajo digital que depende en aproximadamente 800 escáneres de Kodak Alaris.

Al igual que la mayoría de las agencias gubernamentales, el Departamento de Servicios Sociales del Condado de Onondaga se está adaptando a la nueva realidad de presupuestos cada vez más reducidos. La reducción del coste de almacenamiento y recuperación de documentos en papel ha sido una clara oportunidad para el ahorro. «Ahí es donde comenzó todo», dijo Edward A. Hughes, Coordinador Asistente del Sistema de Administración de Protección Social. «Nuestro proceso tradicional y manual resultaba demasiado caro. Había demasiados documentos. Y recuperarlos de nuestras instalaciones de almacenamiento llevaba demasiado tiempo y esfuerzo». El Departamento todavía utilizaba el mismo sistema que había empleado durante décadas. Los documentos en papel se reunían e indexaban a mano, luego se colocaban en cajas y se enviaban a un almacén local para su almacenamiento. Cinco empleados a tiempo completo administraban la instalación de almacenamiento. Cuando un caso requería un documento que se había archivado, alguien tenía que ir a buscarlo y llevarlo a la oficina. El Departamento necesitaba encontrar una forma menos costosa de administrar el constante bombardeo de papeleo. «Así que empezamos a escanear documentos y a indexarlos y rellenarlos electrónicamente», dice Hughes. Habían empezado el camino hacia un ahorro significativo.

El escáner Kodak ScanMate i1150 es perfecto para nosotros. Hace lo que queremos que haga. El precio era correcto. Y no podríamos estar más felices.

Comenzar el escaneo

La transición a un flujo de trabajo digital empezó con la compra de 250 escáneres Kodak ScanMate i1120. Después de analizar muchos productos diferentes, el Departamento se sintió atraído por la combinación única del escáner i1120 de funcionamiento sencillo, rendimiento fiable y precio asequible. Además, los escáneres se integran fácilmente con la plataforma de software existente en el Estado de Nueva York.

Para maximizar la productividad, Hughes mantiene intencionadamente las cosas simples. «Mantenemos todos nuestros ordenadores iguales. Con el mismo sistema operativo, navegador y software», dice. «Lo único que nuestros empleados tienen que hacer es reunir un puñado de papeles e introducirlos en la ranura, incluso si los documentos son de diferentes tamaños. El escáner se ocupa del resto».

La interfaz fácil de usar del escáner también facilita la formación. Los nuevos empleados pueden dominar el proceso de indexación y escaneo en menos de dos horas.

Desde el comienzo, los escáneres ScanMate han sido notablemente confiables. «Hemos estado escaneando durante cinco o seis años y solo hemos tenido que realizar cuatro llamadas de reparación», dice Hughes. «Por lo que a mí respecta, es un buen historial de confiabilidad. Y los utilizamos para muchas cosas». Los escáneres se utilizan durante cinco o seis años, luego se reemplazan con modelos más nuevos.

Más escáneres, mayor productividad

El flujo de trabajo original con estaciones de escaneo compartidas ha sido reemplazado por un sistema que incluye un escáner para casi cada uno de los 825 empleados del Departamento. «La línea ScanMate nos brinda escáneres de bajo coste que hacen todo lo que queremos, incluida la capacidad de caber en nuestro escritorio. Así que pensamos que sería más eficiente simplemente obtener escáneres para todos nuestros empleados», dice Hughes. «Esa es la dirección hacia la que nos dirigimos ahora».

El Departamento ha actualizado recientemente su flota con la compra de 100 escáneres Kodak ScanMate i1150 de Kodak Alaris. Una vez más, obtener el mayor rendimiento con un presupuesto ajustado impulsó esta decisión. «La prioridad en el gobierno es obtener el máximo provecho de su inversión. Simplemente no tenemos la cantidad de dinero que solíamos tener», dice Hughes. «Sea lo que sea que compremos, tenemos que conseguir un buen trato, y tiene que ser confiable y simple».

A Hughes también le gusta la productividad adicional, posible gracias al modo de transacción del escáner i1150, que escanea los primeros diez documentos de una pila un 60 % más rápido de lo normal.

Ahora, en su segunda generación, esta solución digital adoptada por el Departamento de Servicios Sociales del Condado de Onondaga cumple con su promesa inicial. «El almacenamiento electrónico es mucho más rápido, sencillo y barato», dice Hughes. «También es mucho más fiable.

Si se incendia el almacén donde guardas los archivos, estos simplemente desaparecen. Pero si tienes los archivos en un servidor con copia de seguridad, no los puedes perder».

Cierre del almacén de documentos

Después de haber conquistado el aluvión diario de documentos, Hughes está volviendo su atención a la acumulación de documentos en papel que todavía se encuentra en el almacén. «Estamos sacando documentos almacenados en el almacén para poder escanearlos todos», dice. «En algún momento podremos cerrar el almacén y no tendremos que pagar más por almacenar ningún documento en papel». En ese punto, la exitosa transición a un flujo de trabajo digital, impulsada por Kodak Alaris, habrá cerrado el círculo.

Perspectivas

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