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3 formas de automatizar el trabajo desde cualquier lugar

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El gran trabajo que sus equipos están llevando a cabo es lo que ayudará a su empresa a seguir avanzando. Si forma parte de una empresa en expansión, ese avance resultará emocionante: nuevos clientes, nuevos proyectos y un futuro más prometedor. Sin embargo, el crecimiento tiene un lado negativo: la complejidad.

En la actualidad, creamos más información que nunca antes. De hecho, estimaciones recientes prevén que para el 2020, se crearán 1,7 MB de datos cada segundo por cada persona del mundo. Como consecuencia, la era del caos de datos ha afectado de forma negativa a una gran cantidad de procesos empresariales. La clave para obtener el máximo rendimiento del potencial de los datos reside en la simplificación de los sistemas, con el objetivo de facilitar la obtención de información importante entre el ruido y de mejorar la toma de decisiones empresariales.

En un mundo móvil y disperso desde el punto de vista geográfico, el trabajo nos acompaña a todas partes. Es necesario contar con la capacidad de introducir información en los sistemas desde cualquier lugar cuando sea necesario, sin que dicha información se vea comprometida. Es en este punto donde las soluciones de captura basadas en la web pueden ser útiles. A continuación le demostraremos cómo.

Empiece por eliminar el papel de los procesos.

A pesar del amplio interés por la tecnología digital, una gran parte de los negocios todavía se desarrolla en papel. Es más, el 46 % de las empresas considera que la eliminación del papel de los procesos es la mejor oportunidad para maximizar la productividad. Si sus procesos empresariales se basan en papel, esto implica que tiene que hacer frente a una gran cantidad de intervención manual. Los documentos cambian de manos una y otra vez hasta que llegan a la persona indicada, la información se introduce en los sistemas digitales y el papel se archiva para fines de documentación. Cuando estos documentos se transforman a formato digital al principio del proceso, especialmente en situaciones de cara al cliente que requieren una gran intervención como la incorporación de clientes [ENLACE A LA INCORPORACIÓN DE CLIENTES], se consigue la automatización de actividades que requieren una gran cantidad de trabajo pero que producen un valor mínimo. De este modo, su equipo puede dedicarse a tareas más importantes.

Muchas empresas empiezan su transformación digital mediante la digitalización de documentos y su archivado en repositorios digitales. Para algunos requisitos empresariales, esto es suficiente. Sin embargo, para obtener todo el potencial de los datos, es necesario considerar soluciones que extraen la información crítica de forma automática y la conectan con los procesos empresariales. Esto permite que la información empresarial esté disponible de inmediato en el lugar en que se necesita, lo que ayuda a tomar decisiones para mejorar los resultados y aumentar su competitividad en el mercado.

A continuación, consolide la introducción de información.

En un mundo perfecto, ningún proceso tendría excepciones. Todas las facturas se emitirían de forma electrónica. Todas las solicitudes de clientes nuevos se enviarían a través de un formulario web común. Sin embargo, la realidad es otra. Vivimos en un mundo plagado de canales diferentes, en el que tanto la gente como los clientes se comunican mediante un sinfín de vías y envían documentos en una gran cantidad de formatos.

Cualquier empresa podría perderse en medio de este caos de datos. Cuando los documentos se introducen en un proceso en distintos formatos y desde distintos canales, tratarlos como excepciones en un sistema antiguo o como elementos aislados resulta una opción tentadora. A la hora de integrar datos desde varias fuentes en un único proceso empresarial, este enfoque es más efectivo y tiene un mayor impacto en la agilidad de su empresa.

Evite que los trabajadores móviles pierdan el tiempo mediante el uso de la captura basada en la web.

Los encargados de conseguir objetivos en el panorama general y de mantener las relaciones con los clientes andan escasos de tiempo. Las reuniones y los viajes ocupan una gran parte de su tiempo y no se puede permitir perder tiempo con sistemas antiguos que ralentizan los procesos.

Cuanto más se pueda reducir el tiempo que un trabajador móvil dedica a tareas generales, mejor para toda la empresa.

La captura basada en la web permite que los trabajadores móviles tomen fotografías de recibos desde cualquier sitio, y que confíen en los sistemas de gestión de documentos para procesarlos. Los recibos se envían al lugar indicado y los trabajadores pueden olvidarse de ellos y centrarse en lo que de verdad importa.

Por último, centralice el control y habilite ubicaciones remotas.

Una de las razones más atractivas para implementar la captura basada en la web es la reducción de la carga de trabajo del departamento de TI. Las soluciones de captura basadas en la web le ofrecen lo siguiente:

  • Escalabilidad: las soluciones de captura basadas en la web se alojan en la nube, por lo que no requieren el compromiso ni la inversión asociados a las soluciones in situ. Este modelo facilita en gran medida el aumento o la reducción de la cantidad de usuarios, así como otros factores relacionados con las licencias.
  • Administración remota: los empleados del departamento de TI no tienen que instalar software de forma local ni formar a los empleados en cada nuevo proceso. Mediante el uso de una herramienta basada en la web, los controladores y las aplicaciones se pueden instalar de forma centralizada en mucho menos tiempo.

El resultado: flexibilidad y velocidad para obtener más resultados en menos tiempo.

Las ventajas de la captura basada en la web para equipos distribuidos y trabajadores móviles son obvias: mejora de la experiencia del cliente y aumento de la eficiencia interna. Los primeros pasos con la captura basada en la web son sencillos, ya que este tipo de soluciones se pueden implementar de forma segura siempre que haya una conexión a Internet disponible.

La captura basada en la web ha demostrado ser un factor decisivo en cuanto al crecimiento y la continuidad. En este informe técnico, analizamos los cambios de paradigma relacionados con la captura basada en la web.

Teniendo en cuenta su relación directa con el aumento del crecimiento, ¿qué factores obstaculizan la inversión en la tecnología del futuro por parte de los líderes del presente? Obtenga más información sobre cómo  impulsar el crecimiento a través de la transformación digital.

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