Cinco razones que demuestran que ahora es el momento de realizar una renovación en la captura de documentos

Hoy en día, el 87 % de las aplicaciones de negocios se basan en la red. Sin embargo, solo el 2 % de las empresas emplean tecnología basada en la red para la digitalización de documentos. De esta situación surge la siguiente pregunta: ¿por qué?

"Por definición, las aplicaciones basadas en la red son más rápidas, su implementación resulta más económica y su gestión es más sencilla si se compara con la instalación de software en los ordenadores de sobremesa de los usuarios. Nos produce una gran satisfacción poder ofrecer estas eficientes características en los procesos de captura y, lo que es más importante, proporcionar la posibilidad de integrar estos procesos en aplicaciones de negocios con KODAK Info Input Solution", comentaba Tony Barbeau, director general y vicepresidente de productos y servicios en la división de Gestión de la información de Kodak Alaris.

Renovación en la captura de documentos

KODAK Info Input Solution es una aplicación de captura de documentos basada en la red que proporciona una manera asequible de transformar, simplificar y "renovar" los procesos y servicios de captura de documentos. Info Input ha sido diseñada específicamente para la captura de documentos. Es una aplicación segura, escalable, interoperable y de uso sencillo que proporciona a las empresas una solución práctica para sacar partido a las inversiones existentes.

Kodak Alaris ha anunciado hoy el lanzamiento de la tercera versión de Info Input Solution que, además de las ventajas que los usuarios esperan obtener de las soluciones de captura basadas en la red, ofrece lo siguiente:

  1. Rendimiento impresionante: Info Input ha sido diseñada para ofrecer un rendimiento equivalente al de un cliente pesado, ya que mantiene el ritmo con escáneres que funcionan a velocidades de 10 a 210 páginas por minuto (ppm).
  2. Arquitectura abierta: Su arquitectura abierta hace posible una sencilla integración en sistemas heredados, lo que facilita futuras migraciones y evita el riesgo de realizar implementaciones de tipo "eliminar y reemplazar".
  3. Requisitos de TI reducidos: Su arquitectura basada en la red permite ahorrar tiempo a los empleados de TI, ya que no tiene que implementar, ofrecer asistencia ni actualizar software en los ordenadores de sobremesa. Todas las funciones administrativas y de mantenimiento se realizan en un servidor central, desde el que se envían a los clientes.
  4. Facilidad de uso: La intuitiva interfaz de usuario minimiza el tiempo de inicialización y los costes de formación. Además, Info Input ofrece la opción de integrar la función de digitalización en una aplicación de negocio, por lo que los usuarios no tienen que salir de dicha aplicación para realizar digitalizaciones. La integración de la captura directamente en los procesos de negocio reduce los errores y hace que la información esté disponible de inmediato. Por ejemplo, si se integra Info Input en una aplicación de informes de gastos basada en la red, los usuarios podrán digitalizar recibos directamente en la aplicación, sin necesidad de desplazarse hasta la carpeta, encontrar el archivo e importarlo al sistema.
  5. Transacciones seguras: Info Input se basa en Java™, que se conoce por su alto nivel de seguridad y por el aprovechamiento de los servicios web para todos los tipos de comunicación que utilizan la encriptación SSL (Secure Sockets Layer) estándar.

"Debido a los cambios que se han producido recientemente en el panorama de los proveedores, ahora es el momento idóneo para que las empresas y los proveedores de soluciones se replanteen sus estrategias de captura y consideren nuevas opciones en cuanto a software de captura", comentaba Barbeau. "Creemos que el mercado está buscando una solución independiente con respecto a los proveedores y que sea beneficiosa para todos, una solución que funcione sin complicaciones en una gran variedad de sectores y plataformas".

¿Qué novedades incluye la última versión de Info Input?

  • Descarga de lotes asíncrona: Para aumentar la productividad de los operadores y reducir los retrasos en los procedimientos, los empleados pueden empezar a indexar documentos digitalizados mientras el lote todavía se está descargando. De esta forma, se eliminan los tiempos de espera.
  • Compatibilidad con idiomas adicionales: Se ha añadido compatibilidad con chino simplificado, francés, alemán, español y árabe, aparte de inglés.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en varios idiomas al momento: Esta característica permite que los operadores puedan cambiar de idioma rápidamente mediante un sencillo menú desplegable al utilizar el OCR para indexar documentos. Esta solución es perfecta para clientes como, por ejemplo, empresas de subcontratación de servicios empresariales (BPO) que operan en zonas en las que se emplean varios idiomas.

Las primeras empresas en adoptar los procesos de captura basados en la red obtienen grandes beneficios

Las soluciones de captura basadas en la red están empezando a ganar terreno en una gran variedad de sectores y mercados verticales:

  • Un conocido organismo financiero mundial necesitaba mejorar el proceso de apertura de cuentas para, de esta forma, captar más clientes. La adopción de estas mejoras estaba relacionada con formularios establecidos, documentación de apoyo y mucho más papeleo. Mediante la introducción de Info Input, el equipo de gestión de cuentas ahora puede digitalizar e indexar documentos in situ. Gracias a esto el cliente ha conseguido:
    • Eliminar los retrasos en la incorporación de nuevos clientes
    • Reducir los costes de envío. Eliminar la necesidad de que los clientes envíen los documentos a una ubicación de digitalización central
    • Garantizar que todos los documentos necesarios se capturan y almacenan de forma electrónica, con un índice de error menor
    • Establecer un método para que la información del registro de auditoría se capture desde el inicio del proceso en el punto de origen

    Info Input Solution ha permitido a este cliente crear, implementar y gestionar de forma central una solicitud de apertura de cuenta en la mitad de tiempo. Esta solución segura y rentable hizo frente a todas sus necesidades de captura de documentos, a la vez que ayudó a mejorar la satisfacción del cliente y a conseguir los objetivos de captación de clientes.

  • Un departamento estatal de transportes estaba buscando una forma más eficiente de que varias aplicaciones asociaran información basada en documentos con cuentas y registros públicos. El sistema con el que contaban inducía a una gran cantidad de errores debido a un proceso que constaba de varios pasos, lo que dio lugar a una experiencia del cliente poco satisfactoria. Para solventar este problema, el cliente de captura Info Input se integró en portales web utilizados por el público para guiar a los usuarios a lo largo del proceso. De esta forma, se redujo el número de errores y se proporcionó una respuesta más rápida a sus solicitudes. Mediante la utilización de Info Input, el departamento de transportes redujo el tiempo de implementación en un 70 % y fue capaz de aplicar esta solución rápidamente en todos los departamentos y aplicaciones.

  • Para las empresas de BPO, los acuerdos de nivel de servicios y los perfiles geográficos cambian constantemente. Uno de los clientes de Kodak Alaris necesitaba implementar una solución de captura en ubicaciones distribuidas por todo el país. La empresa de BPO necesitaba una plataforma compatible con una gran variedad de clientes. Info Input proporcionó una forma de utilizar un sistema común para ofrecer una solución de digitalización adecuada a todo tipo de documentos y dispositivos de digitalización, para operaciones tanto distribuidas como centralizadas. También facilitó el acceso al sitio y la captura de documentos, ya que todo lo que había que hacer era acceder a un navegador. Esta empresa no tuvo la necesidad de enviar o instalar software ni hardware especializado. La utilización de Info Input ayudó a aumentar la satisfacción del cliente, la rentabilidad y la habilidad para implementar soluciones escalables.

Info Input se integra con KODAK Info Insight Platform, un completo conjunto de soluciones que permite que una gran gama de empresas automaticen sus procesos y hagan frente a la captura, el análisis, la comprensión y el enriquecimiento de información clave. Esta plataforma saca partido a la inteligencia artificial para proporcionar una comprensión y una gestión de los documentos recibidos y de las comunicaciones con el cliente, sin importar el formato o la estructura.

Para obtener más información sobre KODAK Info Input Solution, consulte kodakalaris.com/go/infoinputnews.

Acerca de la división de Gestión de la información de Kodak Alaris

Kodak Alaris es una nueva compañía impulsada por la sencilla creencia de que "siempre se puede encontrar una manera mejor". Nuestra división de Gestión de la información ayuda a las empresas a capturar contenido de fuentes digitales e impresas, a extraer valiosas perspectivas y a entregar la información adecuada a las personas indicadas en el momento oportuno para obtener mejores resultados. Nuestra cartera incluye escáneres de documentos y un equipo de asistencia y servicio a nivel mundial, así como software y soluciones que capturan y gestionan la información de forma inteligente. Tanto para empresas pequeñas como para organizaciones de gran tamaño, ofrecemos nuevas formas de automatizar procesos, mejorar la interacción con el cliente y tomar decisiones empresariales de forma inteligente.

Para obtener más información, consulte kodakalaris.com/go/imnews. Síganos en Twitter en twitter.com/kodakdi y twitter.com/KodakDI_EAMER y visite nuestros blogs infooverdrive.com e informationdynamix.com.

La imagen de Kodak y su marca comercial se utilizan con licencia de Eastman Kodak Company.

[1] Fuente: Kollabria Research

2015

Contactos para medios de comunicación

Jonathan Ghent
director de Relaciones Públicas
división de Gestión de la información, Kodak Alaris
(585) 722-4671
jonathan.ghent@kodakalaris.com

Alison Cizowski
gerente de cuentas sénior
Text100 para Kodak Alaris
(617) 399-4914
alison.cizowski@text100.com

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