Crimson mejora los servicios para ofrecer soluciones BPO mediante la utilización de escáneres y software de Kodak Alaris

Para aumentar sus tradicionales servicios de digitalización en oficinas y ofrecer soluciones BPO2 basadas en SLA1 a sus clientes, Crimson, una empresa de gestión de documentos con sede en el noroeste de Inglaterra, ha invertido en el software y los escáneres de producción de Kodak Alaris más recientes para racionalizar y actualizar el estado de su equipo.

De acuerdo con este proyecto de actualización, Crimson ahora ofrecerá servicios de digitalización de transacción a sus clientes en situaciones en las que el tiempo de procesamiento y la precisión son críticos. Esto incluye el procesamiento de recibos, el diseño de aplicaciones de planificación y la digitalización de documentos de comprobante de entrega.

Crimson ha adquirido los escáneres de producción oficiales de Kodak Alaris, el modelo i5800, así como el accesorio de apilamiento dual, junto con el software de procesamiento de imagen Capture Pro Network Edition para su principal centro de digitalización en Leigh, Lancashire. Crimson también ha adquirido dos escáneres Kodak i3400 y accesorios de cama plana de tamaño A3 conectados para su uso en proyectos de digitalización in situ. Además, Crimson ha actualizado sus servidores de producción y DR3 y ha instalado una red Ethernet de 10 gigabits para mejorar el procesamiento de datos entre el i5800 y los servidores asociados. El coste total de esta inversión en TI para apoyar esta transición de negocio ha sido de 120 000 libras esterlinas.

Alastair Galbraith, el director general de Crimson, ha comentado: "La inversión en el escáner i5800, el mejor de su categoría, nos permite capturar imágenes a 300 ppp sin ningún tipo de ralentización del sistema (lo que es clave para el trabajo de SLA que queremos ofrecer donde la calidad cuenta), y también nos ha permitido cambiar la manera en la que organizamos y gestionamos nuestra oficina desde una perspectiva de personal para mejorar la eficacia y las capacidades de servicio".

La velocidad de digitalización solía ser un factor restrictivo para la empresa. El escáner Kodak i5800 ha resuelto este problema. "La transformación ha sido tan impresionante que hemos ampliado nuestro horario de apertura e implementado un sistema de turnos, lo que se traduce en 10 000 digitalizaciones más al día, esto supone un aumento del 20 % en tipos de documentos mezclados con respecto a lo que estábamos consiguiendo anteriormente", explica Galbraith.

Fundada originalmente en 1977 como una empresa de microfilm, Crimson se creó mediante la fusión de dos compañías4 en 2009 para convertirse en una empresa de digitalización que ofrece una amplia gama de servicios de captura: papel, microfilm y patrimonio (digitalización de libros). Con unas ventas anuales de 1,5 millones de libras esterlinas, Crimson cuenta con 40 empleados en Inglaterra y Escocia, y procesa alrededor de 2 millones de páginas al mes para una amplia gama de clientes del sector público y privado, incluyendo Bidvest 3663, un proveedor de servicios alimentarios al por mayor, así como una docena de autoridades locales.

Con todas las características de procesamiento de imagen habilitadas, el escáner i5800 de Kodak es capaz de procesar 210 páginas por minuto, la velocidad más rápida ofrecida por Kodak Alaris, sin restricciones de volumen diario. El escáner incluye un pedestal de altura ajustable para que sea más cómodo a cada operador, y dispone de características de procesamiento de imagen incorporadas para garantizar la calidad de la digitalización, aumentar la productividad y evitar problemas de alimentación que ralentizarían las operaciones de la oficina.

Crimson comparó los escáneres y el software de Kodak con soluciones de otros dos vendedores, pero en última instancia se decidió por Kodak Alaris, ya que durante los últimos 15 años ha utilizado productos de Kodak Alaris, y tenía la sensación de que así el proceso de migración sería mucho más fácil para los empleados.

El i5800 consolida los equipos en uso y el modo de trabajo de los empleados de la oficina

En su historia, Crimson ha tenido alrededor de 10 escáneres de Kodak de diferentes temporadas y niveles de rendimiento, algunos de los cuales estaban llegando al fin de su vida útil. Esto ocasionó ineficacias operacionales, ya que cada ordenador utilizaba una gama de software y configuraciones distintas, y también cada tipo de escáner trabajaba de manera algo distinta. Por eso, la formación de los empleados suponía en un problema si los operadores tenían que cambiar de una máquina a otra en función de los requisitos de carga de trabajo de cada cliente.

"Era bastante complicado mantener los 10 escáneres en funcionamiento si alguien estaba enfermo o de vacaciones", afirma Galbraith. "El escáner i5800 de Kodak nos ha permitido consolidar nuestro equipo, y nos ha proporcionado la resistencia que necesitamos como proveedor de servicios. Ahora solo hay tres escáneres en funcionamiento, siendo el más antiguo el Kodak i4600, adquirido hace un par de años".

Como consecuencia, los recursos de personal han cambiado. Anteriormente, el reto era encontrar operadores cualificados que pudieran manejar las máquinas. Sin embargo, como el i5800 puede hacer frente a una carga de trabajo tan grande, Crimson ya no depende de estos operadores: los esfuerzos se centran ahora en contratar empleados de "preparación" para alimentar la máquina y después llevar a cabo los procesos de garantía de la calidad. Esto ha reducido los riesgos para la empresa comercialmente.

La utilización de Kodak Capture Pro Network Edition también ha estandarizado el software de captura dentro de la empresa. Sin costes adicionales por clic y un sencillo proceso de licencia que permite el equilibrio de la carga entre escáneres o ubicaciones dependiendo de los requisitos de carga de trabajo del cliente, Capture Pro Network Edition incluye características útiles que aceleran el procesamiento de documentos, como la indexación completa y la importación automática. Con la inversión en nuevos accesos de red, los empleados de cualquiera de las oficinas de Crimson pueden acceder a lotes y procesos de trabajo para los clientes según sea necesario.

El accesorio de apilamiento dual ayuda a Crimson a ahorrar costes, ya que permite una sencilla reutilización de las hojas de parche

La adquisición del accesorio de apilamiento dual también ha sido una ventaja clave. Este accesorio permite a Crimson organizar y reutilizar las hojas separadoras de código de parches, lo que supone un ahorro de costes y es respetuoso con el medioambiente. Esta empresa solía adquirir 25 000 hojas al mes, por lo que estiman obtener el ROI del accesorio de apilamiento en 12 meses. Galbraith añade: "También hemos mejorado el control. Si no se extraen las hojas, los papeles no entran en las cajas de los clientes, lo que significa que se entregan más hojas y, por esto, aumentan las dudas acerca de si existe o no discordancia en los documentos".

Neil Murphy, director de ventas de Kodak Alaris UK, afirma: "La implementación del software y los escáneres de Kodak Alaris le ha aportado a Crimson la confianza de saber que los proyectos de digitalización de su negocio se entregarán a tiempo, siempre. La precisión de imagen es primordial y los tiempos de respuesta de digitalización han aumentado, lo que permite al equipo de gestión de Crimson centrarse en una visión más general en lugar del día a día, por ejemplo, nuevos desarrollos empresariales y simplificar los procesos aún más para conseguir que la empresa siga creciendo".

Sobre la división Document Imaging de Kodak Alaris

Las soluciones de Document Imaging de Kodak Alaris permiten a los clientes capturar y consolidar datos de fuentes impresas y digitales, comprender y extraer una valiosa perspectiva del contenido, y entregar la información adecuada a las personas indicadas en el momento oportuno. Entre nuestras ofertas, se incluyen escáneres galardonados, software de gestión de información y captura, y un rango en expansión de servicios profesionales, servicio y soporte líderes en la industria. Con clientes que varían desde pequeñas oficinas hasta operaciones mundiales, Kodak Alaris ofrece sistemas y soluciones para procesos comerciales automáticos, mejora las interacciones con el cliente y permite tomar mejores decisiones comerciales.

Para obtener más información, consulte kodakalaris.com/go/dinews. Síganos en Twitter en twitter.com/kodakdi y visite nuestro blog a través de infooverdrive.com.

La marca registrada y el acondicionamiento comercial de Kodak se utilizan de acuerdo con la licencia otorgada por Eastman Kodak Company.

1Acuerdos de nivel de servicios
2Subcontratación de procesos empresariales
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Director de Kodak Alaris para la región EMEA
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2014